Jak poprawie zorganizować e-sprzedaż, gdy obsługa zamówienia jest złożonym procesem zachodzącym między spółką-matką a spółkami zależnymi? ABC tzw. sprzedaży w locie w naszym case study!
Na potrzeby publicystyki możemy swobodnie napisać, że najlepiej realizować ten model tak, żeby klient nie połapał się co zaszło. Bardziej serio jednak, w praktyce wdrożeniowej niestety dość często spotykamy się z sytuacją, w której ten sposób obsługi powoduje wydłużenie terminu dotarcia towaru do odbiorcy. Z czego to wynika? Pisząc najprościej, ze zbyt wolnej wymiany danych niezbędnych do realizacji transakcji między spółką matką, a spółkami zależnymi.
Przypomnijmy jak to działa
Model międzyspółkowy opiera się bowiem na założeniu, że firma A (spółka matka – przyjmijmy, że zarejestrowana w kraju) jest w fizycznym posiadaniu zaplecza magazynowego i towaru będącego w ofercie. Z kolei firmy B, C, D etc. (spółki córki) to podmioty zależne zarejestrowane za granicą, które udostępniają klientom końcowym ofertę firmy A (pełna widoczność oferty firmy A w sklepie internetowym/marketplace spółek córek wraz ze stanami magazynowymi i ocechowaniem towaru), mimo iż fizycznie nie dysponują oferowanym towarem.
Zamówienie od klienta końcowego spływa więc do jednej ze spółek zagranicznych, która mimo iż jest zarejestrowana np. w Niemczech i w tym kraju się rozlicza, to nie posiada stanu magazynowego (towaru). Ten fizycznie cały czas znajduje się na zapleczu spółki polskiej. Niemniej w celu realizacji zlecenia, musi ona formalnie („na papierze”) sprzedać go spółce niemieckiej.
Na króla ERP!
W celu obsługi tego procesu do akcji wkracza system ERP.
W systemie tworzone jest zamówienie do dostawcy w spółce niemieckiej, która dla polskiej występuje w roli klienta. Spółka-matka rezerwuje stan, wystawia fakturę sprzedaży i dokument wydania magazynowego.
Te dokumenty wpływają do spółki-córki, jako faktura zakupu i dokument przyjęcia magazynowego, generując „chwilowy” stan magazynowy, pod potrzeby danej transakcji. Efektem tego spółka-córka zyskuje formalną możliwość wystawiania klientowi końcowemu dokumentu sprzedaży i wysyłki towaru.
Rozwiązanie to uwalnia od jednego z istotniejszych problemów, z jakim borykają się firmy działające w rozbudowanym modelu wielofirmowości, czyli od wyzwań związanych ze sprawnym przepływem dokumentacji zezwalającej na szybkie i poprawne rozliczenie towarów dla międzynarodowych transakcji.
