Przypadek 1: zakaz dotyczy konkretnych transakcji
To jedna z pierwszych lekcji dla początkujących księgowych i przedsiębiorców. Nie wolno odliczać VAT od:

  • usług noclegowych,
  • usług gastronomicznych,
  • paliwa do samochodów osobowych, które nie kwalifikują się na 100% prawo do odliczenia VAT (czyli nie są to samochody do wynajmu lub odsprzedaży, ani samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej co jest udokumentowane ewidencją przebiegu pojazdu i zgłoszeniem VAT-26).

Przypadek 2: brak związku ze sprzedażą opodatkowaną
Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje, jeżeli dany zakup jest dedykowany do transakcji sprzedaży, zwolnionych z VAT. Przykładem może być zakup artykułów medycznych, które będą służyły do wykonywania usług medycznych, czyli zwolnionych z VAT.

Podobnie ten przepis zadziała, kiedy dokonujemy takich zakupów, które w ogóle nie są związane z prowadzoną przez nas działalnością. Tu przykładem może być zakup prezentu okolicznościowego dla kontrahenta.

Przypadek 3: brak odpowiedniego dokumentu
Odliczenie VAT przysługuje wyłącznie wtedy, gdy nabywca dysponuje egzemplarzem faktury. W tym miejscu przypominamy, że za  fakturę uznaje się również:

  • paragon do 450zł, jeżeli zawiera numer NIP nabywcy (to tzw. faktura uproszczona),
  • kwit za przejazd autostradą, jeżeli zawiera kwotę VAT,
  • bilet na przejazd jednorazowy m.in. busem czy pociągiem, na odległość co najmniej 50km, jeżeli zawiera kwotę VAT.

Jeżeli dysponujemy innym dokumentem, którego nie można uznać za fakturę, np. zwykłym paragonem lub dowodem wydania towaru – odliczenie VAT nie przysługuje.

Przypadek 4: brak VAT na dokumencie
Czasami nie można odliczyć podatku VAT, ponieważ… nie znajdziemy go na otrzymanym dokumencie:

  • Faktura z adnotacją „procedura marży (…)”
  • Faktura ze stawką VAT  ZW
  • Rachunek – w ogóle nie zawiera VAT

Przypadek 5: VAT jest a nie powinien
Ostatni przypadek to swoista „pułapka” na podatników. Otóż okazuje się, że w sytuacji, gdy nawet dysponujemy fakturą z wyszczególnionymi kwotami podatku VAT, ale ta faktura dotyczy takiej transakcji, dla której nie powinno się tego podatku wykazywać – wtedy nie wolno kupującemu odliczyć VAT z tej faktury. Przykładem może być otrzymanie faktury z VAT 23% na usługę ubezpieczeniową: nabywcy nie wolno odliczyć VAT, ponieważ takie usługi powinny być sprzedane ze stawką zwolnioną. Inny przykład: sprzedający blachę „zapomniał” o zastosowaniu mechanizmu „odwrotne obciążenie” i wystawił fakturę z VAT 23%: nabywcy nie wolno odliczyć tego VAT, ponieważ faktura do tej transakcji w ogóle kwoty VAT nie powinna zawierać.