Prezentujemy krótki poradnik dla wszystkich pracodawców, którzy wysyłają pracowników na wyjazdy zagraniczne.

Zdecyduj, czy to podróż służbowa czy oddelegowanie
W ostatnim czasie dużo mówi się o wprowadzeniu w Niemczech stawki wynagrodzenia minimalnego dla kierowców, przejeżdżających przez ten kraj. Należy pamiętać, że stawki minimalne nie dotyczą tylko branży transportowej! Stawki te są zróżnicowane m.in. w zależności od kraju, branży a nawet lokalizacji miejsca pracy, i wynoszą nawet kilkanaście euro za godzinę.

Wyposaż pracownika w kartę EKUZ
W przypadku wyjazdów do krajów UE / EFTA warto zadbać, aby pracownik posiadał w trakcie wyjazdu kartę EKUZ. Karta EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego) poświadcza, że dana osoba ma prawo do świadczeń z publicznej opieki zdrowotnej, niezbędnych z medycznego punktu widzenia. Karta EKUZ jest wydawana przez oddział NFZ na wniosek pracownika delegowanego, na podstawie wniosku z dołączonym dokumentem A1 wydanym przez ZUS.

Uwaga na przychody do opodatkowania
Należności z tytułu podróży służbowych są naturalnie dla pracownika przychodem zwolnionym z opodatkowania. Jednakże w przypadku nieco mniej typowych świadczeń, finansowanych w związku z delegacjami pracowników, fiskus nierzadko dopatruje się przysporzenia majątkowego; może to dotyczyć chociażby pokrycia dodatkowych kosztów takich jak wizy, szczepienia czy nawet nadbagażu.

Uwaga na wydatki NKUP
Niektóre wydatki pracodawcy ponoszone w związku z podróżą służbową, nawet uzasadnione, nie mogą być zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu. Są to przede wszystkim nadwyżki i dodatki do kilometrówki wypłacanej pracownikowi, a także niektóre rodzaje ubezpieczeń.

Preferencje podatkowo – składkowe dla oddelegowanych
W przypadku pracowników oddelegowanych zagranicę, pracodawca powinien skorygować dwie bardzo istotne pozycje na liście płac: obniżyć przychód do opodatkowania oraz podstawę wymiaru składek. Te obniżenia maja za zadanie zrekompensować nieco sytuację pracowników, którzy zostali oddelegowani, a nie wysłani w podróż służbową.