Od lat utarło się, że artykuły spożywcze i usługi gastronomiczne, zakupione przez przedsiębiorcę, zawsze mieszczą się w kategorii „reprezentacja”, co oznacza w konsekwencji brak możliwości zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Urzędy skarbowe i sądy administracyjne niezwykle często musiały mierzyć się z tym tematem, na różne sposoby definiując pojęcie reprezentacji. Co najważniejsze jednak dla podatników, Minister Finansów pod koniec 2013 roku wydał interpretację ogólną w sprawie tzw. poczęstunków i obiadów dla kontrahentów. (Przypomnijmy, że interpretacja ogólna jest wiążąca dla wszystkich urzędów skarbowych oraz dla podatników). Co z tej interpretacji wynika? Co tak naprawdę decyduje o zaliczeniu wydatku na gastronomię do kosztów lub do reprezentacji?

1. Wartość posiłków nie ma wpływu na ich zakwalifikowanie jako reprezentacja. Chociaż w głowach niejednego kontrolującego urzędnika działa skojarzenie: jeżeli coś jest drogie, bardziej luksusowe niż ogólnie przyjęty standard, to oznacza: reprezentacja. Minister Finansów słusznie jednak zwrócił uwagę, że podążanie tą drogą prowadzi donikąd, gdyż nigdy nie da się obiektywnie stwierdzić, czy dany wydatek jest nadzwyczaj wytworny / wystawny / okazały, czy też nie. W tym świetle, zarówno pizza podana na jednorazowym talerzyku może być reprezentacją, jak i obiad za kilka tysięcy zł może być zwykłym kosztem.

2. Miejsce podawania posiłków również nie ma znaczenia, czyli dla oceny kwalifikacji kosztowej nie należy brać pod uwagę tego, czy poczęstunek ma miejsce w siedzibie firmy, czy w lokalu poza siedzibą.

3. Od artykułów spożywczych i cateringu można odliczać VAT, natomiast od usług gastronomicznych – nie. Nie wolno przy tym łączyć czy mieszać kwestii ujęcia w podatku dochodowym (koszt czy nie) z ujęciem w podatku VAT (odliczyć VAT czy nie).

4. Kluczowe, absolutnie najważniejsze dla wykazania wydatków na poczęstunki jest opisanie na fakturze celu poniesienia tego wydatku. Jeżeli wyłącznym bądź dominującym celem wydatku na gastronomię jest stworzenie dobrego wizerunku, czy po prostu miłe spędzenie czasu – wtedy mamy do czynienia z reprezentacją. Natomiast do zwykłych kosztów zaliczymy wydatki na:

  • poczęstunki dla gości przedsiębiorcy, którzy są zapraszani w celu realizacji działalności firmy,
  • poczęstunki dla klientów odwiedzających firmę,
  • gastronomię podaną podczas spotkań z kontrahentami, dostawcami, podwykonawcami etc.,
  • gastronomię podaną podczas szkoleń,
  • poczęstunki towarzyszące działaniom reklamowym, nastawionym na promowanie produktów, informowanie o działalności firmy lub zdobywanie nowych klientów.