Ostatnio w firmie miałem taką sytuację, że pracownik dostarczył mi wydruk potwierdzający zakup biletu PKP online i poprosił o rozliczenie delegacji na tej podstawie. Czy ja mogę taki wydruk traktować jak dowód zakupu? Nie posiadam innych dokumentów potwierdzających ten zakup. – Antoni

Czasami zdarzają się sytuacje w firmie, gdzie pracownik lub szef nie korzysta wyłącznie z najczęściej używanego środka transportu jakim jest samochód. Podróże służbowe odbywają się np. PKP, PKS, prom. Bilet na przejazd którymś z wyżej wymienionych środków transportu może w określonych warunkach podlegać odliczeniu VAT. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur, a dokładnie § 3 pkt. 4 informuje nas o tym, że bilet jednorazowy na przejazd powyżej 50km, może być traktowany jako faktura, z której można odliczyć podatek VAT.

Aby taka możliwość przysługiwała, bilet musi zawierać poniższe informacje :

• numer i datę wystawienia,

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

• informację pozwalającą na identyfikację rodzaju usługi,

• kwotę podatku,

• kwotę należności ogółem.

W przypadku, gdy przejazd odbywa się na odległość krótszą niż 50km lub dokument potwierdzający przejazd nie spełnia powyższych warunków, nie można odliczyć podatku naliczonego z tego dokumentu, a do kosztów uzyskania przychodów trafia wartość brutto.Za każdym razem należy również pamiętać, że przejazdy wszelkimi środkami transportu powinny być związane z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Przejazdy prywatne nie mogą stanowić kosztu firmowego.