Czy mogę zaksięgować koszty jeśli kupuję towar w zagranicznym sklepie wysyłkowym, a do towaru nie otrzymuję faktury VAT tylko wydruk potwierdzenia zakupu. Nie jestem vatowcem i sama prowadzę księgowość.

pyta Pani Katarzyna

Odpowiedź:

Niestety zdaniem organów podatkowych wydrukowany dokument, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym poniżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Uzasadnienie:

Niestety sytuacja mimo licznych apeli nie została uregulowana przez ustawodawcę, tym samym potwierdzenie zawarcia umowy poprzez potwierdzenie zakupu nie jest wystarczający do udokumentowania poniesionego kosztu na zakup towarów. Brak tam bowiem podpisów stron transakcji, w szczególności podpisu sprzedającego – § 12 ust. 3 pkt 2 lit. d Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – dalej rozporządzenia kpir.

Na podstawie wydruku komputerowego z serwisu transakcyjnego nie można zatem dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich niezbędnych elementów określonych w rozporządzenia kpir niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej. Należałoby uzyskać od sprzedawcy fakturę bądź podpisaną umowę. Proszę zauważyć, że faktura nie wymaga już podpisu sprzedawcy ani kupującego, może więc zostać wysłane przez internet.

W podobnym tonie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 1 kwietnia 2014 r., sygn. IBPBI/1/415-37/14/AP oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 25 marca 2013 r., sygn. ILPB1/415-37/13-2/AA w którym stwierdził, iż: “Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być co do zasady faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast zgodnie z ww. § 12 ust. 3 pkt 2 powołanego rozporządzenia podstawą zapisów mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczych zawierające m.in. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Z uwagi na powyższe wydrukowany dokument, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. (…)”