Chyba każdy zetknął się z takim przypadkiem w praktyce działalności gospodarczej: zakup dokonany, a faktura dociera do firmy dopiero po wielu tygodniach, a nawet miesiącach. Jak prawidłowo ująć taką fakturę w kosztach, w PKPiR oraz kiedy można odliczyć od niej VAT?

Jeżeli prowadzimy księgę przychodów i rozchodów, to zakup materiałów i towarów handlowych musi być wpisany do księgi „niezwłocznie po otrzymaniu”. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi magazyn, to również pod tą datą należy zarejestrować przyjęcie towaru. Nie oznacza to jednak jeszcze ujęcia zakupu w kosztach podatkowych. Ustawa o podatku dochodowym wskazuje, że koszt – w przypadku przedsiębiorców „na książce” – powinien zostać ujęty pod datą wystawienia faktury.

Przykład.
Pan Jerzy zakupił towar 28 marca. Dostawca wystawił fakturę z datą 11 kwietnia. Faktura została przesłana pocztą i dotarła do Pana Jerzego dopiero 5 maja.

W tej sytuacji Pan Jerzy:
– w marcu powinien wpisać do księgi przyjęcie towaru – nie uwzględnia jednak jeszcze ten pozycji w kosztach,
– w maju, po otrzymaniu faktury, powinien wpisać koszt do księgi, wykazując go pod datą 11 kwietnia, co wpłynie na wysokość podatku dochodowego za miesiąc kwiecień.

Pozostaje jeszcze kwestia rozstrzygnięcia, w którym miesiącu następuje prawo do odliczenia VAT. Zgodnie ze zmienionymi od 1 stycznia 2014r. przepisami, prawo do odliczenia powstaje zasadniczo w tym miesiącu, w którym u sprzedawcy „powstał obowiązek podatkowy”. A w zdecydowanej większości przypadków, moment obowiązku podatkowego następuje w dacie sprzedaży. Dalszy przepis wprowadza jednak dodatkowy warunek: prawo do odliczenia nie może nastąpić wcześniej, niż data wpływu faktury do nabywcy.

Przykład – cd.
Moment obowiązku podatkowego u dostawcy towaru dla Pana Jerzego to 28 marca. Pomimo jednak tego, że dostawca będzie musiał zapłacić VAT należny z tej faktury w rozliczeniu za marzec, Pan Jerzy nabył prawo do odliczenia VAT z tej faktury dopiero w maju, ze względu na jej datę wpływu.