W praktyce działalności gospodarczej może zdarzyć się, że faktura dociera do kupującego dużo później niż towar lub odwrotnie: towar dużo później niż faktura. Dzisiaj zajmijmy się tym drugim przypadkiem. Jak prawidłowo ująć taką fakturę w kosztach, w PKPiR oraz kiedy można odliczyć od niej VAT?

Kiedy koszt?
Przepisy ustawy podatkowej wskazują, że zakup należy ująć jako koszt do księgi podatkowej pod datą wystawienia faktury przez dostawcę. Oznacza to, że zapisu w księdze podatkowej należy dokonać dokładnie pod datą wystawienia faktury, pomimo późniejszej dostawy i jednocześnie niezależnie od daty wpływu czy zapłaty tej faktury. Wynika to z zasady, że w momencie wystawienia faktury kupujący staje się właścicielem sprzedawanych towarów, nawet jeżeli fizycznie jeszcze nimi nie dysponuje. Jeżeli kupujący faktycznie otrzyma towar później – nie będzie to miało żadnego wpływu na zapisy w księdze podatkowej ani na rozliczenie kosztów.

Uwaga! Jeżeli takie zdarzenie ma miejsce na przełomie lat, czyli: faktura grudniowa, a towar otrzymany w styczniu, należy pamiętać o ujęciu tego towaru w spisie z natury!

Kiedy odliczenie VAT?
Aby odliczyć VAT z faktury, muszą być zasadniczo spełnione 2 warunki: po pierwsze u sprzedawcy „powstał obowiązek podatkowy”, a po drugie – kupujący musi otrzymać fakturę.

Obowiązek podatkowy u sprzedającego powstaje w dacie sprzedaży (najczęstszy przypadek). Oznacza to, że prawo do odliczenia VAT u kupującego rozpoczyna się już od dnia oznaczonego jako data sprzedaży na fakturze. Oczywiście pamiętamy o tym, że odliczenie VAT nie może nastąpić wcześniej, niż data wpływu faktury do kupującego. Okazuje się, że późniejsza data otrzymania towaru nie ma znaczenia dla prawa do odliczenia VAT.

Przykład 1.
Pan Zbigniew 26 września zakupił towar w sklepie internetowym. Tego samego dnia dokonał zapłaty i otrzymał fakturę w formie elektronicznej, z datą sprzedaży oraz datą wystawienia: 26 września. Towar został dostarczony przesyłką kurierską w dniu 2 października. Pan Zbigniew wpisze do księgi podatkowej towar jako koszt pod datą 26 września oraz odliczy podatek VAT, składając deklarację za wrzesień.