Pracownikom w podróży służbowej przysługują nie tylko diety, zwroty kosztów przejazdów czy ryczałty, ale również zwrot „innych wydatków”. Rozporządzenie Ministra Pracy w sprawie delegacji wskazuje, że to pracodawca określa zakres tych innych wydatków przed podróżą, lub może uznać wydatki przedłożone przez pracownika po podróży. Przepisy te wymieniają przykładowy katalog przypadków, co może stanowić taki „inny wydatek”:

  • opłaty za bagaż,
  • przejazd drogami płatnymi i autostradami (uwaga: nie zawsze wydatki na parkingi i autostrady będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu; dzieje się tak wtedy, gdy wydatki firmy na użytkowanie pojazdu pracownika czy wynajmowanej osobówki przekraczają kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu),
  • postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Inne wydatki, powszechnie akceptowane jako „inne wydatki” w podróży służbowej, to:

  • Przejazdy taksówkami. Pracownik powinien przedłożyć fakturę za taksówkę, a wydatek ten zastąpi ryczałt na dojazdy.
  • Koszty leczenia. W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
  • Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej. Uwaga! Nie zawsze każdy wydatek na polisę będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, ponadto fiskus stoi na stanowisku, że to ubezpieczenie jest dla pracownika przychodem opodatkowanym i „oskładkowanym”.
  • Szczepienia profilaktyczne przed podróżą. Część szczepień, w zależności od kraju docelowego, jest obowiązkowa, a część – jedynie zalecana.
  • Opłaty za nadbagaż.  Czy opłata taka stanowi „inny wydatek”, zależy od… zawartości bagażu pracownika. W sytuacji, gdy nadbagaż wynika z realizacji celu podróży służbowej (zawiera próbki, katalogi, narzędzia…), pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi te opłaty.
  • Opłaty wizowe.
  • Opłaty za internet, o ile wydatek ten wynika z realizacji zadań służbowych.
  • Opłaty za bilety wstępu na targi.
  • Wydatki na używanie telefonu prywatnego do celów służbowych.