Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura. Nie mniej jednak w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r. uwzględniono sytuacje, w których nie jest potrzebny zewnętrzny dokument zakupu. Minister Finansów podkreślił, iż niektóre transakcje w stosunku do których nie jest wymagana faktura można zaksięgować w KPIR na podstawie dowodu wewnętrznego.

W transakcjach dla których nie jest wymagana faktura można zaksięgować w KPIR poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego.

Dokument wewnętrzny należy sporządzić w języku polskim, a jego treść musi być zrozumiała i pełna.

Wystawiony prawidłowo dowód wewnętrzny (DW) powinien zawierać takie informacje jak:

  • data wystawienia,
  • podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku,
  • nadany nr dokumentu.

W przypadku wydatków osoba, która dokonuje zakupu powinna określić nazwę towarów oraz ilość, cenę jednostkową i wartość. W pozostałych przypadkach należy określić wysokość kosztu.

Istotą dowodów wewnętrznych jest to że nie podaje się danych kontrahenta.