Od lat wynajmowałem lokal na działalność sklepu. W związku ze zmianą lokalizacji, wynajmujący obciążył mnie karą za zerwanie umowy. Czy taką karę mogę wrzucić w firmowe koszty?

Na wstępie odpowiedzi musimy zaznaczyć, że kwestia odpisywania rozmaitych kar dla przedsiębiorcy w koszty prowadzonej działalności gospodarczej nie jest jednoznaczna. Poniżej, krok po kroku, opisujemy na podstawie ustawy o podatku dochodowym – dlaczego tak właśnie jest.

Zacznijmy od samej definicji kosztu z ustawy, która odpowiada na pytanie, jakie warunki musi spełnić wydatek, aby można było „wrzucić” go w firmowe koszty?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Oznacza to, że wydatek musi być przede wszystkim spełniać przesłankę celowości, czyli musi istnieć wyraźny związek przyczynowo-skutkowy, przynajmniej potencjalny, pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu przez firmę lub funkcjonowaniem firmy w ogóle. Przedsiębiorcy niejednokrotnie muszą w postępowaniach podatkowych udowadniać, że ponosząc dany wydatek mieli na celu osiągnięcie zysku w przyszłości lub chcieli zabezpieczyć dalszą możliwość działania firmy, czyli w konsekwencji – również osiąganie zysków. Niestety, nierzadko zdarza się, że fiskus jakoś nie może się dopatrzyć tego związku. I niestety, przypadek opisany w pytaniu – jest właśnie taką sytuacją. W naszej ocenie jest sprawą oczywistą, że przedsiębiorca zmienia lokal w celu polepszenia funkcjonowania firmy, czyli w celu osiągania większych zysków; jednak lektura orzecznictwa i interpretacji skarbowych pokazuje, że nie jest to sprawa jednoznaczna.

Drugi warunek, o którym należy pamiętać przed wrzuceniem wydatku w koszty, to sprawdzenie, czy dany rodzaj kosztu nie jest wymieniony w tzw. katalogu wydatków negatywnych (nkup-ów), czyli w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (lub w analogicznym art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). W tym katalogu znajdziemy 2 zastrzeżenia, związane z karami:

  1. kary urzędowe, takie jak np. mandaty czy opłaty za nieprzestrzeganie przepisów bhp,
  2. kary umowne za dostarczenie wadliwego towaru lub wadliwe wykonanie usługi,
  3. kary umowne za zwłokę w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub usunięciu wad towarów czy usług.

Tych kar, pomimo spełniania pierwszego warunku celowości, bezwzględnie nigdy nie można zaliczyć do kosztów firmowych.