Zasada generalna jest następująca: jeżeli firma prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych, tzn. prowadzących działalności gospodarczej – należy tą sprzedaż dokumentować paragonami fiskalnymi, czyli „nabijać” na kasę fiskalną. Nie ma przy tym znaczenia wielkość firmy, a dokładniej: ani jaka forma księgowości jest prowadzona (czy firma jest „na książce”, czy nawet na karcie podatkowej), ani to, czy firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT, czy też nie.

Wyjątek nr 1 – kwota sprzedaży dla „prywatnych”

Na szczęście nie od razu pierwsza sprzedaż dla osoby prywatnej będzie oznaczała obowiązek zakupu i stosowania kasy. Podatnik, który nie ma jeszcze kasy, powinien

  • obliczyć swój limit sprzedaży dla „prywatnych” bez kasy fiskalnej,
  • sumować sprzedaż dla firm i dla „prywatnych” w ciągu roku, ponieważ po przekroczeniu limitu będzie miał zaledwie dwa kolejne miesiące kalendarzowe na zakup, zafiskalizowanie i rozpoczęcie stosowania kasy.

Jak obliczyć limit? Przede wszystkim zależy to od tego, czy firma prowadziła już wcześniej sprzedaż na rzecz osób „prywatnych”. Jeżeli tak, wtedy taka firma nie będzie miała obowiązku stosowania kasy, jeżeli w poprzednim roku kwota tej sprzedaży nie przekroczyła 20.000zł (kiedyś: 40.000zł). Jeżeli firma dopiero rozpoczyna sprzedaż dla „prywatnych”, limit 20.000zł należy przeliczyć w proporcji od dnia pierwszej sprzedaży dla „prywatnych” do końca roku. Przykładowo, jeżeli pierwsza taka sprzedaż ma miejsce 1 lipca 2014r., to limit dla tego podatnika wyniesie tylko  10.000zł.

Wyjątek nr 2 – rodzaje działalności

Warto sprawdzić załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień ze stosowania kas fiskalnych. W załączniku tym znajdziemy długą listę, bo aż kilkudziesięciu rodzajów działalności i sposobów sprzedaży, które pozwolą na uniknięcie obowiązku stosowania kasy fiskalnej. W tym miejscu podamy kilka najpowszechniej stosowanych:

  •  niektóre usługi związane z nieruchomościami, edukacją, transportem czy rolnictwem,
  •  sprzedaż na rzecz własnych pracowników,
  •  sprzedaż okazjonalna dla „prywatnych”: w ciągu roku występuje nie więcej niż 50 transakcji dla 20 odbiorców,
  •  sprzedaż bezgotówkowa, tzn. jeżeli wszystkie płatności są realizowane za pomocą przelewów, a każda z tych płatności jest zidentyfikowana co do klienta i zamówienia.

Wyjątek nr 3 – kasa od początku

Niestety należy również pamiętać o tym, że w przypadku prowadzenia niektórych rodzajów działalności, kasa fiskalna musi pojawić się od razu, od pierwszej złotówki sprzedaży, i nie można skorzystać z żadnego z ww. wyjątków. Taką szczególną sprzedażą jest m.in. sprzedaż alkoholu i wyrobów tytoniowych, części samochodowych, wyrobów z metali szlachetnych, czy świadczenie usług przewozu osób.