„W jaki sposób można regulować wystawianie i wysyłkę faktur? Nie ma jednoznacznym przepisów odnoszących się do praktyk przesyłania określonych dokumentów. Czy w tym wypadku kontrahenci mogą zmusić sprzedającego do wystawiania faktur i przesyłania ich za pośrednictwem konkretnej usługi i aplikacji? Czy nabywca może zmusić sprzedającego do wystawiania faktur i przesyłania za pośrednictwem usług i aplikacji Tungsten Network. Czy mają do tego prawo?”
pyta pani Katarzyna.

Z jednej strony kontrahent nie może zmusić nas do wystawiania czy przesyłania faktur w określony sposób, z drugiej… jednak tak! Wyjaśniając szczegółowo.

Kontrahenci mają prawo jedynie wymagać od nas, abyśmy faktury wystawiali zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeżeli nasza firma jest podatnikiem krajowym, musimy stosować w pierwszej kolejności nasze polskie przepisy w tej sprawie: ustawę o VAT oraz szereg rozporządzeń do tej ustawy.

Przepisy te pozwalają na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Warto podkreślić, że jest to opcja, która wymaga stosowania odpowiednich zabezpieczeń technicznych, np. specjalnych aplikacji. Do wysyłania faktur w formie elektronicznej nie jest natomiast niezbędna formalna zgoda kontrahenta. Oznacza to, że kontrahenci nie mają wpływu na to, w jakim formacie faktury są wystawiane i przesyłane.

W przepisach nic więcej na ten temat nie znajdziemy, wchodzimy w zagadnienia związane z prawami wolnego rynku. Kontrahent, mający mocną pozycję, może zdecydować: współpracujemy tylko z tymi dostawcami i nabywcami, z którymi będziemy się wymieniać fakturami za pomocą określonej aplikacji. Przepisy tego absolutnie nie zabraniają (oczywiście przy założeniu, że faktura wystawiona czy przesłana w tym systemie spełnia wymogi naszej ustawy).

Dodajmy jeszcze, że jeżeli zdecydują się Państwo na wystawianie czy przesyłanie faktur dla tego kontrahenta za pomocą narzuconej aplikacji, nie oznacza to, że muszą Państwo wszystkie faktury wystawiać w ten sposób. Dopuszczalne jest, aby faktury były wystawiane w różnych systemach a ich numeracja może odbywać w ramach różnych serii.

Ponadto bez względu na to, że tylko jednemu lub niektórym kontrahentom będą Państwo wysyłać faktury w formie elektronicznej, macie Państwo prawo przechowywać faktury sprzedaży jako część swojej dokumentacji rachunkowo-podatkowej w dowolnej formie. Faktury sprzedaży mogą być przechowywane:

  • wszystkie w formie elektronicznej, nawet jeśli są wystawiane w różnych systemach,
  • wszystkie w formie papierowej, nawet jeżeli część z nich została przesłana w formie elektronicznej – należy po prostu wydrukować do akt po egzemplarzu takiej faktury,
  • niektóre w formie papierowej, a niektóre – w formie elektronicznej.