Dzień dobry, na temat KSeF wiem na razie tyle, że będzie to system obowiązkowy w Polsce od nowego roku. Chciałabym natomiast dopytać o szczegóły – na czym to nowe e-fakturowanie ma polegać, kogo będzie obowiązywać, jak je obsłużyć?
Będę wdzięczna – Kasia.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie.

Ważne!!!
Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe od 1 stycznia 2024 roku (decyzja derogacyjna z 17 czerwca 2022 roku).

 

Do czego KSeF ?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;
  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania;
  • oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur;
  • otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich;
  • powiadamiania podmiotów o:
    • dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę; przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
    • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem;
    • braku możliwości wystawienia e-Faktur – w przypadku niedostępności KSeF;
    • powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Korzyści z KSeF

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści, takie jak:

  • krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT – z 60 do 45 dni;
  • uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa;
  • koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej;
  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat;
  • mniej danych do wysyłania – podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych;
  • brak ryzyka zniszczenia lub zagubienia faktury;
  • standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie;
  • pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy;
  • mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur;
  • automatyzacja procesów fakturowania;
  • brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury;
  • brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej.

Kto musi korzystać od 1 stycznia 2024 roku z KSeF?

Od 2024 roku Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty:

  • przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT;
  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
  • podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Dostęp do systemu KSeF

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta – można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.

 

Źródło:

  • Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
  • Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)