Pracownicy wiedzą, że przysługuje im rocznie 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Ale nie wszyscy pamiętają o tym, że ten wymiar może zostać obniżony z powodu niektórych rodzajów nieobecności. Dokładnie dotyczy to nieobecności, trwających co najmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy, z tytułu:

  • urlopu bezpłatnego,
  • urlopu wychowawczego,
  • odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
  • tymczasowego aresztowania,
  • odbywania kary pozbawienia wolności,
  • nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Obniżenia wymiaru z tytułu nieobecności dokonuje się w taki sam sposób, w jaki obliczany jest urlop dla pracownika, który zmienia pracę w ciągu roku. Należy urlop przeliczyć na nowo, ustalając wymiar proporcjonalnie do końca roku (lub ostatniego miesiąca zatrudnienia).

Przykład 1. Pan Adam jest zatrudniony na czas nieokreślony, pracuje na pełny etat, przysługujący mu wymiar urlopu to 26 dni. Od początku roku do czerwca pan Adam nie wykorzystał ani jednego dnia urlopu. W okresie 1. lipca – 30. września pan Adam przebywał na urlopie bezpłatnym. 1 października należy dokonać przeliczenia urlopu w następujący sposób:

  • część przysługująca za okres zatrudnienia styczeń – czerwiec: 13 dni
  • część przysługująca za okres październik – grudzień: 7 dni

Wymiar przysługującego panu Adamowi urlopu, na dzień 1 października, wynosi 20 dni, w tym 4 dni urlopu na żądanie.

Ważne! Obniżenia tego urlopu nie dokonuje się, jeżeli pracownik zdążył przed tą długą nieobecnością z powodów wymienionych powyżej wykorzystać urlop w wyższym wymiarze, niż przysługujący proporcjonalnie.

Przykład 2. Pan Adam wykorzystał w pierwszym półroczu 22 dni urlopu wypoczynkowego. Przysługujący od 01 października wymiar urlopu nie obniża się. Wymiar przysługującego panu Adamowi urlopu, na dzień 1 października, wynosi 4 dni.

Uwaga wyjątek! Nieco odmiennie należy rozliczać obniżenie wymiaru urlopu po nieobecności z tytułu urlopu wychowawczego. Otóż w tym przypadku, sposób obliczania zależy od tego, czy pracownik powraca z tego urlopu wychowawczego w tym samym roku, w którym już nabył prawo do urlopu, czy też nie.

Przykład 3. Pani Malwina jest zatrudniona na czas nieokreślony, pracuje na pełny etat, przysługujący jej wymiar urlopu to 26 dni. Pani Malwina w styczniu wykorzystuje 1 dzień urlopu wypoczynkowego, a następnie urlop wychowawczy w okresie 1 lutego – 30 listopada. Ponieważ pani Malwina nabyła w tym roku prawo do urlopu wypoczynkowego i powraca w tym samym roku, obniżenia wymiaru nie należy dokonywać. Wymiar przysługującego pani Malwinie urlopu, na dzień 1 grudnia, wynosi 25 dni.

Przykład 4. Pani Natalia jest zatrudniona na czas nieokreślony, pracuje na pełny etat, przysługujący jej wymiar urlopu to 26 dni. Pani Natalia wraca do pracy po urlopie wychowawczym, trwającym od 2012 roku, w listopadzie 2014. Ponieważ pani Natalia w roku 2014 nie nabyła jeszcze prawa do urlopu wypoczynkowego, po powrocie wymiar urlopu na ten rok należy ustalić proporcjonalnie, jak w przypadku zatrudnienia u kolejnego pracodawcy. Wymiar przysługującego pani Natalii urlopu, na dzień 1 listopada, wynosi 5 dni.