Na jednej fakturze mam 2 różne pozycje, jedna dotyczy kosztu samochodu z odliczeniem 50% vat, druga kosztów utrzymania biura, gdzie jest pełne odliczenie vat. Czy mogę tę fakturę wprowadzić 2 razy, jednym razem księgując jedynie koszty dot. samochodu, drugim razem utrzymania biura? Co na to Urząd Skarbowy, gdy w pliku JPK_VAT będzie 2 razy taki sam numer faktury kosztowej, od tego samego kontrahenta, tylko na różne kwoty? – pyta p. Marcin

Panie Marcinie, sprawa może wydawać się na pierwszy rzut oka trochę niejasna, natomiast cała sytuacja nie jest aż tak skomplikowana.

W wyżej opisanym problemie, tzn. czy można zaksięgować dwa razy fakturę, gdy jednym razem księguje się jedynie koszty dotyczące samochodu z niepełnym odliczeniem podatku, drugim razem zaś koszty utrzymania biura z pełnym odliczeniem, odpowiedź jest prosta: MOŻNA !

Weźmy pod uwagę sytuację, że koszty uzyskania przychodu wynikające z tej sytuacji nie są podwójnie zaksięgowane, co stanowiłoby już błąd podważalny podczas kontroli z urzędu skarbowego, tylko wartość faktury jest rozbita na dwie pozycje do księgowania, które zsumowane razem dają spójną całość.

Bardzo często jest stosowana metoda podziału takiej faktury na dwa wpisy, gdzie w przypadku drugiej faktury na końcu numeru jest po prostu dodawany jakiś znak, np. „*”.

Jakbyśmy wprowadzili drugi raz fakturę z identycznym numerem to prawdopodobnie program komputerowy wykorzystywany w księgowości będzie nam sygnalizował, że faktura z takim numerem oraz wystawiona na danego kontrahenta jest już w systemie zaksięgowana.

W obrocie bardzo często zdarzają się faktury, gdzie na jednym dokumencie są pozycje podlegające częściowemu odliczeniu jak i pełnemu odliczeniu podatku. Takim przykładem może być np. sytuacja opisana powyżej lub zakup materiałów budowlanych, gdy na jednej fakturze mamy materiały ze stawką 23% jak i stalowe elementy objęte procedurą odwrotnego obciążenia.

Jak widzi to urząd skarbowy z przesyłanego co miesiąc pliku JPK ?

Urząd ma przypisaną już sumę transakcji dokonanych z danym kontrahentem poprzez jego identyfikator podatkowy, czyli NIP. W sytuacji, gdy urząd zauważy coś niepokojącego może do nas zwrócić się np. w drodze telefonicznej, o dodatkowe wyjaśnienia do powstałych wątpliwości.

Najczęściej wyłapywanym problemem wychodzącym przy pliku JPK jest odliczenie podatku VAT od podatnika, który nie widnieje jako czynny podatki VAT a faktura przez niego została wystawiona z podatkiem VAT.