Onboarding, czyli siła powitania

Pierwsze dni w nowej pracy. Większości z zatrudnionych wciąż kojarzą się głównie z niepewnością i speszeniem. Onboarding to idea, która ma niwelować te odczucia . Czym jest ten trend i dlaczego ma szansę sprawdzić się w praktyce małych firm?

Onboarding to spolszczenie angielskiej zbitki słów „on board”. Jak sama geneza zwrotu wskazuje, wiąże się on z wejściem na pokład – czymś nowym. W kontekście, o którym mówimy, oznacza przywitanie i adaptację nowego pracownika w firmie. I to właśnie w tym charakterze sformułowanie to zostało zaadaptowane przez branżę związaną z zasobami ludzkimi.

Nowy trend w HR

Co istotne specjaliści ds. HR traktują onboarding nie w kategorii jednorazowego wydarzenia, ale procesu. Wg większości z nich „misję” onboardingową można uznać za zakończoną właściwie dopiero w momencie, gdy pracownik jest wdrożony do wszystkich czynności i zadań przewidywanych na danym stanowisku, czuje się na swoim stanowisku w pełni samodzielny, nie ma żadnych pytań i wątpliwości. Przyjmuje się, że taki moment następuje średnio po pół roku pracy, trwa więc nawet o połowę dłużej niż standardowy okres próbny.

Atrakcyjna twarz firmy

Najczęściej proces adaptacji ma swój początek w oprowadzeniu pracownika po firmie, przedstawieniu mu współpracowników oraz pracy poszczególnych działów. Dba się też o to, by wszelkie kwestie formalne (w tym administracyjne – umowy, szkolenia, procedury, dostęp do narzędzi IT) były od razu dopięte na ostatni guzik. Ma to bowiem fundamentalny wpływ na poczucie bezpieczeństwa w nowym miejscu pracy i pokazuje, że firma wyczekiwała pracownika.

Niekiedy – szczególnie większe organizacje – jeszcze przed pierwszym dniem w siedzibie przesyłają do pracowników pisemne powitania czy zapraszają mailowo do udziału w wirtualnym spacerze. Dzięki temu jest on zorientowany w położeniu pomieszczeń, nim przekroczy próg siedziby. W newsletterach czy szkoleniach e-lerningowych są natomiast dość często przekazywane np. informacje o kulturze i strukturze organizacyjnej czy zwyczajach w firmie. Ogólnie istotą jest skupienie się pracodawcy na tym jakich informacji w danej chwili potrzebuje nowa osoba i dostarczenie ich nim zdąży ona zadać pytanie. 🙂

W bonusie integracja

Asymilacja pracownika z nowym środowiskiem jest ważną częścią procesu onboardingu. Stąd, poza „klasycznymi” metodami, w tej materii często stosowane są „bonusy” zachęcające zarówno pracujące już osoby, jak i nowo zatrudnione do wzajemnych interakcji. Klasycznym przykładem jest wyzwanie „2 prawdy i 1 kłamstwo”. Polega ono na „przypisaniu” do nowego pracownika 3 stwierdzeń o nim, z których jedno jest kłamstwem. Kto pierwszy z załogi odkryje fałszywy fakt, ten otrzymuje drobną nagrodę. Coraz popularniejsza jest także tzw. „lunch roulette”, czyli prawo „nowego” do wylosowania co dzień innego pracownika, z którym… wybierze się na obiad.

To wszystko ma jakiś cel

Podstawowym celem wszystkich tych – przyjemnych przyznajmy – działań jest skuteczne (efektywne dla obu stron) wprowadzenie pracownika do organizacji. Zakłada się jasność co do zakresu obowiązków, sposobu i terminów ich realizacji zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Onboarding – jasno wyznaczając granice działania – pozwala uniknąć konfliktów, a nowemu pracownikowi otrzymać klarowne ramy funkcjonowania. Dodatkowym plusem wykorzystania idei adaptacji jest pozytywny wpływ na przyśpieszenie procesów integracyjnych.

W sumie wszystkie te działania mają wpływ na zwiększenie efektywności już w pierwszych dniach pracy, lepszą motywację i szybsze zawiązanie relacji z zespołem, a także na sprawne zaznajomienie pracownika z trybem działań, obowiązkami i strukturą organizacyjną firmy. Niewątpliwie wpływa to na wytworzenie poczucia lojalności wobec firmy oraz zwiększa poziom identyfikacji z jej misją i strategią.

A w mniejszej firmie?

„No tak, ale jak te szczytne założenia mają przełożyć się na rzeczywistość w małym biznesie?” – zadałeś sobie pewnie pytanie. To proste! Niezależnie od tego czy staramy się o pracę w małej firmie czy wielkiej korporacji, każdy z nas chce i potrzebuje czuć się wyjątkowo. Poczucie to wpływa na naszą zawodową motywację i zaangażowanie i jest szczególnie ważne na początku. Dlaczego? Jak potwierdzają badania z obszaru HR – nowo zatrudnieni coraz częściej decydują się opuścić firmę, w której nikt nie przywiązał wagi do ich pojawienia się. Stąd, biorąc pod uwagę, że o dobrego pracownika jest coraz trudniej, onboarding może okazać się opłacalną strategią także w małych firmach.

Oczywiście, trzeba w tym przypadku brać pod uwagę pewne trudności w realizacji w pełni idei adaptacji. Łączą się one przede wszystkim z brakami działu HR, który miałby taką strategię realizować oraz ograniczonymi funduszami. Nie są to jednak rzecz jasna kwestie nie do rozwiązania. Niejako naturalnie w roli „HRowca” postawisz się jako właściciel, a sposobem na finanse jest wybranie opcji atrakcyjnych, acz niskobudżetowych. Jasne, że nie będziesz szykował e-szkoleń, wysyłał listów czy ogarniał organizacyjnych newsletterów. Zamiast tego – po ludzku – bądź gotowy na nowego członka załogi i okaż mu to już przy pierwszym spotkaniu. Postaraj się też zaangażować go w życie zespołu. Tu zadanie masz łatwiejsze, ze względu na niewielką liczbę jego członków. Powodzenia!