Chcę otworzyć działalność gospodarczą i sprzedawać przez Internet produkty, np. obuwie zakupione na terenie UE – w Holandii. Problem polega na tym, że w Holandii nie wystawią mi za te produkty faktury VAT, tylko paragon. Towar pochodzi z firmowego sklepu. W Holandii nie wystawia się faktur VAT w sklepach. Podstawą do rozliczeń z fiskusem stanowi w tym kraju paragon. Na początku, będąc na działalności, nie chcę być vatowcem, moja sprzedaż na pewno nie przekroczy kwoty zwolnionej. Proszę mi powiedzieć, jak mam się rozliczać i jak te paragony – dowody zakupu – mam wprowadzić do obiegu? Czy trzeba to wpisywać do księgi przychodów i rozchodów?

Odpowiedź

Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – dalej PKPIR wydatki w księdze przychodów i rozchodów powinny być dokumentowane odpowiednimi, prawidłowymi i rzetelnymi dowodami.

Niestety ustawodawca w § 12 ust. 3 PKPIR wymieniając dowody księgowe, mogące być podstawą zapisów w księdze, wskazał na faktury i rachunki. Dowodami księgowymi mogą być również inne dowody wymienione w § 13 i 14 PKPIR , pod warunkiem, że potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem oraz zawierają co najmniej dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 PKPIR, czyli m.in. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy oraz podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Tym samym wydruk z aukcji oraz paragon formalnie nie były akceptowane jako dowody będące podstawą do zaliczenia w koszty podatkowe. Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji Ministra Finansów z dnia 1 kwietnia 2014 r., IBPBI/1/415-37/14/AP.

Nie mniej jednak w przypadku, zakup towarów handlowych musi być wykazany w PKPIR po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. Nie mniej jednak może się okazać, iż dojdzie najpierw do przekazania towarów.

Zgodnie z przepisem § 16 PKPIR  w takiej sytuacji podatnik powinien sporządzić szczegółowy opis zakupionego towaru handlowego, który następnie będzie podstawą dokonania zapisu w KPiR. Opis ten powinien zawierać:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj zakupionego towaru handlowego,
  • cenę jednostkową,
  • wartość towaru handlowego.

Opis musi być opatrzony datą i podpisem osoby, która przyjęła towar. Podatnik powinien przechowywać ten dokument, ponieważ stanowi on dowód zapisu w KPiR. W chwili otrzymania faktury VAT od dostawcy należy do niej dołączyć wcześniej sporządzony opis. Jeżeli okaże się, że kwota na fakturze jest inna od tej zewidencjonowanej, to na podstawie opisu należy różnicę tę ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów z datą otrzymania faktury. W rezultacie można byłoby rozważać, iż nabycie takiego towaru bez otrzymania faktury byłoby wpisane do PKPIR na zasadach określonych powyżej i umożliwiałoby aktywację w kosztach bez konieczności uzyskania faktury. Jednak obawiam się, iż organy podatkowe podniosłyby w trakcie kontroli, iż ten sposób jest możliwy do zastosowania jeżeli zakładamy, iż wydatek będzie ostatecznie udokumentowany fakturą.

Ponieważ ujęcie kosztu na podstawie paragonu może prowadzić do sporu z organami podatkowymi, należy więc zadbać o dodatkowe dowody jego poniesienia (np. wyciąg operacji z karty płatniczej). Zgodnie bowiem z art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa – dalej o.p. dowodem może być wszystko, co przyczynia się do wyjaśnienia sprawy. Nie ma więc zakazu dowodzenia poniesienia danego kosztu przy użyciu paragonu fiskalnego. Brak udokumentowania wydatków w postaci wiarygodnych dowodów może zostać zastąpiony innymi środkami dowodowymi wskazującymi na rzeczywiste poniesienie wydatków, mierzonych konkretnymi wielkościami środków pieniężnych, które następnie można by było poddać formalnej weryfikacji (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w wyroku z 18 lipca 2012 r., II FSK 28/11).

Powyższe rozważania prowadzą jednak do wniosku, że dokumentowanie zakupu towarów handlowych paragonami prowadzić może do konieczności dowodzenia poniesienia takich kosztów w postępowaniu podatkowym. Nie mniej jednak jak wskazałem powyżej będzie to z pewnością kwestią sporną z organami podatkowymi w trakcie kontroli podatkowej. Niestety problem ten nie jest również zauważany przez ustawodawcę.