Przesyłanie danych, raportów, załatwianie spraw przez internet jest czymś zupełnie naturalnym przy prowadzeniu współczesnego biznesu. Sprawdźmy, co przedsiębiorca faktycznie może przesłać elektronicznie, a co wymaga osobistej wizyty w urzędzie? Oraz czy elektroniczna wysyłka dokumentów wymaga zakupu podpisu elektronicznego?

Urząd Skarbowy – podatek dochodowy przedsiębiorcy
Dane o podatniku podatku dochodowego urząd skarbowy pobiera z CEIDG – nie trzeba osobno informować fiskusa o tych zmianach, które są zapisywane w CEIDG. Roczne rozliczenie podatku dochodowego przedsiębiorcy (np. PIT-36) może być złożone:

  • osobiście w urzędzie skarbowym – właściwym dla miejsca zamieszkania,
  • drogą pocztową czyli listem poleconym,
  • elektronicznie – podpisane za pomocą podpisu elektronicznego**,
  • elektronicznie – podpisane z użyciem danych weryfikujących, gdzie w roli „pinu” zatwierdzającego zeznanie podatkowe występuje kwota ze wskazanego pola zeznania PIT złożonego za rok poprzedni (tj. 2013).

Urząd Skarbowy – podatek dochodowy pracowników
Od początku 2015 roku pracodawcy mają obowiązek wysyłać PITy zatrudnionych elektronicznie, podpisane za pomocą podpisu elektronicznego**. Niektórzy pracodawcy mogą jednak nadal wysyłać PITy (PIT-4, PIT-11…) w formie papierowej lub składać do urzędu skarbowego osobiście. Ten wyjątek dotyczy firm, które wysyłają PITy za nie więcej niż 5 osób (zatrudnionych w ciągu roku), i jednocześnie nie są obsługiwane przez biuro rachunkowe.

Urząd skarbowy – VAT
Zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizujące dane VAT-R może być złożone jako załącznik do wniosku do CEIDG, jednak… musi być opatrzone podpisem elektronicznym**. VAT-R można wysłać też listem poleconym lub złożyć w urzędzie osobiście. Przy okazji zauważmy, że od 2015 roku opłata 170zł za ten formularz została zniesiona. Natomiast miesięczne lub kwartalne deklaracje VAT można składać do urzędu skarbowego:

  •  osobiście w urzędzie skarbowym – właściwym dla miejsca prowadzenia działalności,
  • drogą pocztową czyli listem poleconym,
  • elektronicznie – podpisane za pomocą podpisu elektronicznego**,
  • elektronicznie – podpisane z użyciem danych weryfikujących, gdzie w roli „pinu” zatwierdzającego zeznanie podatkowe występuje kwota ze wskazanego pola zeznania PIT złożonego za rok poprzedni (tj. 2013).

Urząd gminy
Sprawy urzędowe, załatwiane przez przedsiębiorcę w urzędzie gminy (miasta) to przykładowo koncesje na sprzedaż alkoholu, podatek od środków transportu czy podatek od nieruchomości. Wszystkie te sprawy można załatwić osobiście, drogą pocztową lub elektronicznie na dwa sposoby, czyli za pomocą profilu zaufanego e-PUAP* lub za pomocą podpisu elektronicznego**. Niestety, nie wszystkie urzędy gminy mają w tym zakresie jednolity system udostępniania i przesyłania dokumentów elektronicznych, a zatem może zdarzyć się, że w jednym mieście dany wniosek będzie można przesłać elektronicznie, a w innym – nie. Warto przy tym pamiętać, że komunikacja elektroniczna z urzędem gminy nie będzie dopuszczalna w przypadku tych procedur, w których należy przedstawić oryginalne dokumenty – jak chociażby w przypadku wymiany tablic rejestracyjnych pojazdu, tu bez wizyty w urzędzie się nie obejdzie. Warto też zauważyć, że niektóre miasta umożliwiają umawianie się na konkretny dzień i godzinę – przez internet.

CEIDG
Do rejestru CEIDG wpisuje się nie tylko założenie firmy, ale również informacje takie jak zawieszenie działalności, dane przedsiębiorcy, adresy, rodzaj prowadzonej dokumentacji księgowej, czy kody PKD. Z tego powodu, zmiana wpisu do CEIDG jest niezbędna raz na jakiś czas w prawie każdej firmie. Wnioski do CEIDG można złożyć osobiście w dowolnym urzędzie gminy na terenie Polski, lub elektronicznie, na dwa sposoby: za pomocą profilu zaufanego e-PUAP* lub za pomocą podpisu elektronicznego**.
ZUS
Zasada generalna przesyłania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS to posługiwanie się programem PŁATNIK i podpisem elektronicznym**. Od tej zasady wyjątek dotyczy, podobnie jak w przypadku podatku dochodowego, firm które zatrudniają nie więcej niż 5 osób. Te najmniejsze przedsiębiorstwa mogą nadal składać dokumenty do ZUS w formie papierowej. ZUS zachęca również płatników do utworzenia profilu elektronicznego na stronie ZUS, tzw. PUE (nie mylić z e-PUAP*).
Uwaga: niektóre formularze do ZUS, zwłaszcza te związane z zasiłkami, można przesyłać wyłącznie drogą tradycyjną (pocztą lub osobiście)!

W kolejnym odcinku porównamy podpis elektroniczny** z profilem e-PUAP*.