Urlop wypoczynkowy jest niezbywalnym prawem każdego pracownika, za który przysługuje pracownikowi wynagrodzenie. Zasada ta wynika bezpośrednio z art. 152 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., a którą skonkretyzował w art. 172 k.p. Jednocześnie art. 173 k.p. stworzył odesłanie do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.; dalej: rozporządzenie urlopowe). To właśnie w tym akcie określono szczegółowo zasady naliczania takiego wynagrodzenia.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, iż nie wszystkie składniki wynagrodzenia są ujmowane w podstawie wypłaty wynagrodzenia urlopowego. Zgodnie z  § 7-11 rozporządzenia urlopowego ustalając wynagrodzenie za czas urlopu, należy pomijać:

1) jednorazowe lub nieperiodyczne wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
3) gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalenty pieniężne za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
8) nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9) odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Zgodnie z § 7 rozporządzenia urlopowego w zw. Z art. 172 k.p. składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w pełnej wysokości przy określaniu wynagrodzenia urlopowego w miesiącu wykorzystania urlopu. Są to dodatki stażowe, funkcyjne, za pracę w szkodliwych warunkach.

W przypadku zmiennych składników wynagradzania sytuacja jest trochę inna. Mianowicie składniki zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc przyjmuje się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (przy ich znacznych wahaniach, z okresu dłuższego, nieprzekraczającego jednak 12 miesięcy). Zaś składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. kwartalne, roczne) w ogóle nie uwzględnia się w podstawie urlopowej. Zatrudniony powinien je otrzymywać w terminach przyjętych u danego pracodawcy, niezależnie od korzystania z urlopu. W odniesieniu do wynagrodzenia urlopowego, zmienne składniki płacy za okresy dłuższe niż 1 miesiąc traktuje się bowiem na równi z okresem przepracowanym.

W przypadku zmiennych składników wynagrodzenia za okresy dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy określaniu świadczenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości tych składników wynagrodzenia, mogą one być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu

Obliczone w ten sposób wynagrodzenie będzie stanowiło podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, którą następnie należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie, pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Sebastian Twardoch – Doradca Podatkowy
Twardoch Rachunkowość i Podatki