Rozporządzeniem w sprawie należności z tytułu podróży służbowych szczegółowo reguluje zasady przyznawania i obliczania diet za delegacje. Zgodnie z tymi przepisami w każdym przypadku, gdy została naliczona kwota za diety, kolejnym krokiem powinno być ewentualne pomniejszenie przyznanej kwoty diety o odpowiednią część za każdy zapewniony posiłek. Oto 7 najczęściej zadawanych pytań w związku z pomniejszaniem diet.

1. Na jakiej podstawie mam pomniejszać diety? Czy tylko wtedy, gdy mamy fakturę za usługę gastronomiczną lub gdy na rachunku za hotel wyszczególnione jest śniadanie?

Pomniejszenia diety dokonuje się za każdy zapewniony posiłek, bez względu na to, jaki „ślad” mamy po tych posiłkach w dostarczonych dokumentach. Praktyczne rozwiązanie: to składający delegację do rozliczenia powinien złożyć oświadczenie, ile posiłków (śniadań, obiadów, kolacji) miał zapewnione.

2. Pracownik twierdzi, ze nie skorzystał ze śniadania w hotelu. Czy w tej sytuacji mam mu potrącić za śniadanie?

Pomniejszenia diety dokonuje się za każdy zapewniony posiłek, bez względu na to, czy pracownik faktycznie z tego posiłku skorzystał, czy też nie. Wyjątkiem będzie tu przypadek, gdy pracownik ze względu na dyspozycję pracodawcy musiał na tyle wcześnie wyjechać z hotelu, że nie miał możliwości skorzystania ze śniadania – bo wtedy trudno mówić o „zapewnieniu” wyżywienia.

3. Pracownik twierdzi, że skoro w delegacji, z której wrócił późno wieczorem, nie otrzymał całodziennego wyżywienia, nie można potrącić mu nic z diety. Czy to prawda?

Wcześniej (do lutego 2013) obowiązujące przepisy w sprawie rozliczania diet podczas podróży krajowych faktycznie nakazywały pomniejszanie diet tylko w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie. Według zmienionych przepisów potrąceń dokonuje się częściowo, odpowiedni % za każdy posiłek odrębnie.

4. Pracownik podczas delegacji miał spotkanie z kontrahentem przy przysłowiowej kawie z ciastkiem. Do delegacji dołączona jest faktura za usługę gastronomiczną. Czy w tej sytuacji należy dokonać potrącenia za posiłek z diety?

Jeżeli zapewniony posiłek nie był ani śniadaniem, ani obiadem, ani kolacją, to nie należy dokonywać żadnych potrąceń z diety, ponieważ takie potrącenia obowiązują tylko za każdy z tych 3 podstawowych posiłków.

5.  Śniadanie w hotelu, podczas podróży krajowej, kosztowało 40zł. Ile należy potrącić pracownikowi z diety?

Zgodnie z rozporządzeniem, kwota faktycznie zapłacona za śniadanie nie ma wpływu na wysokość pomniejszenia diety. W podróży krajowej obowiązuje potrącenie 25% stawki diety, a zatem w opisanym przypadku należy dokonać pomniejszenia w kwocie 7zł50gr.

6. Pracownik był w podróży krajowej 10 godzin, podczas podróży zjadł obiad – czyli należy dokonać 50% potrącenia. Jak obliczyć przysługującą kwotę diety?

W podróży krajowej za 10 godzin delegacji pracownikowi należy się połowa stawki diety, czyli 15zł. Jednocześnie przepis o potrąceniu nakazuje pomniejszyć przysługującą dietę w przypadku obiadu o 50% stawki diety, czyli 15zł. Pracownik w tym przypadku nie otrzyma w ogóle diety.

7. Pracownik podczas delegacji był na obiedzie z kontrahentem. Takie faktury za usługi gastronomiczne traktujemy jako „reprezentację” i nie wrzucamy do kosztów. Czy ma to wpływ na rozliczenie delegacji przez pracownika?

Ewentualnego potrącenia z diet dokonuje się za każdy zapewniony posiłek bez względu na to, czy wydatki na to jedzenie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu czy też nie. Jeżeli ten obiad odbył się podczas delegacji, należy dokonać pomniejszenia diety.