Witam, planuję założyć firmę i będę potrzebować samochodu w tej działalności. Posiadam już auto, jednak jest ono zarejestrowane „na mnie”, na osobę fizyczną. Czy po założeniu firmy będę mógł ustanowić, że jest to auto służbowe i odliczać koszty? Z jakimi formalnościami jest to związane? – pyta Pan Jan

Większość osób, które prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, wykorzystują w niej środki transportu jakimi są samochody. W zależności czy są to samochody osobowe, czy ciężarowe oraz jakie jest ich przeznaczenie, od tego zależy rozliczenie kosztów eksploatacji takich samochodów.

Będąc już właścicielem samochodu osobowego, który został zakupiony przed założeniem swojej działalności gospodarczej, mamy do wyboru 3 możliwości użytkowania go w firmie.

Pierwsze rozwiązanie to będąc właścicielem lub współwłaścicielem samochodu osobowego, nie wprowadzając go do firmy, możemy rozliczać z faktur eksploatacyjnych, m.in. za paliwo, naprawy, serwis, 50% VAT i kosztem uzyskania przychodu będzie 20% wartości netto powiększonej o nieodliczone 50% VAT. Amortyzacja samochodu nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodu, gdyż samochód nie będzie składnikiem majątku firmy. Dodatkowo od sprzedaży takiego samochodu nie będzie trzeba naliczać ani podatku VAT, ani podatku dochodowego.

Drugim rozwiązaniem jest wprowadzenie prywatnego samochodu osobowego do działalności gospodarczej na podstawie oświadczenia, w którym zostaną zawarte podstawowe informacje o samochodzie oraz jego wartość rynkowa na dzień wprowadzenia go do firmy. Od tego dnia będzie on składnikiem majątku firmy i może być amortyzowany. Jeżeli jego wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł, amortyzacja może być jednorazowa w miesiącu przyjęcia do użytkowania. Jeśli natomiast wartość pojazdu przekracza 10 tys. zł, samochód musi być amortyzowany przez co najmniej 30 miesięcy (tj. 2,5 roku).

Podatek VAT z faktur eksploatacyjnych będzie odliczany w 50% tak jak w pierwszym przypadku, natomiast kosztem uzyskania przychodu będzie już w 75% wartości. Wyżej wymienione rozwiązanie jest stosowane w przypadku wykorzystywania środka transportu do działalności mieszanej, tj. do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak i prywatnie.

Trzecie rozwiązanie to modyfikacja drugiego, czyli wprowadzenie prywatnego samochodu osobowego do działalności gospodarczej i wykorzystywanie go wyłącznie dla celów prowadzonej firmy. Amortyzacja samochodu wygląda tutaj tak, jak została przedstawiona w drugim rozwiązaniu.

Różnica jest natomiast w rozliczenie podatku VAT i PIT od kosztów związanych z jego użytkowaniem. Deklarując się, że samochód wprowadzony do działalności będzie wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, musimy złożyć specjalny druk VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego. Dodatkowo musimy prowadzić specjalną ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT. Ewidencja musi być prowadzona w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym. Dzięki dokonaniu ww. czynności, będzie nam przysługiwało odliczenie zarówno podatku VAT jak i PIT w 100% z faktur kosztowych związanych z eksploatacją samochodu.

Wszystkie wyżej wymienione zasady rozliczania samochodu osobowego regulowane są przez trzy ustawy, mianowicie:

  • ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
  • ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r.
  • ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992r.

Zachęcam do przeczytania zbliżonego artykułu z naszego Portalu Wiedzy pt. „Samochód osobowy w firmie – zasady rozliczania”.