Tomasz Olejniczak
Księgowy w Biurze Rachunkowym
W toku prowadzenia działalności gospodarczej zachodzi czasem konieczność odbycia delegacji służbowej, np. wyjazdu na negocjacje z klientem, podpisania umowy, przetargu itp. Skoro podróż odbywa się służbowo, to przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy wydatki poniesione w związku z tą podróżą oraz przysługuje mu prawo do diety, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Wysokość diety dla przedsiębiorcy podczas krajowych podróży służbowych
Przedsiębiorcy za odbycie podróży służbowych przysługuje dieta w wysokościach zgodnych, jak w przypadku zatrudnionego pracownika. Zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W przypadku, gdy w usłudze hotelowej zostało zawarte wyżywienie przedsiębiorcy, wysokość diety zmniejsza się odpowiednio, o:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
Ważne!
Wydatki na pokrycie wyżywienia pracodawcy nie można uznać za koszty uzyskania przychodu. Organy podatkowe stoją bowiem na stanowisku, że wydatki tego rodzaju mają charakter osobisty a nie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wysokość diety dla przedsiębiorcy podczas zagranicznych podróży służbowych
W przypadku zagranicznych podróży służbowych, przedsiębiorcy również przysługuje prawo do diety. Zmienia się jednak zasada naliczenia diety oraz obowiązują indywidualne stawki dla danego kraju. Zgodnie z §13 prędzej wspomnianego rozporządzenia, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw przedsiębiorca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownik lub pracodawca, który ma zapewnione w czasie podróży zagranicznej całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety;
- obiad – 30% diety;
- kolacja – 30% diety.
Pozostałe wydatki związane z odbyciem krajowej lub zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy
Przedsiębiorca może uznać za koszty uzyskania przychodu, wydatki poniesione na odbycie podróży służbowej, m.in. nocleg, koszty paliwa, opłata za przejazd płatnymi drogami, opłaty parkingowe, itp. Wydatki te powinny zostać udokumentowane fakturami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, które mogą zostać uznane za podstawę do ujęcia ich w kosztach działalności gospodarczej. Warto wspomnieć, że za koszty uzyskania przychodu nie można uznać wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o podatku od osób fizycznych.
