Pracownikowi w podróży służbowej przysługują od pracodawcy diety i inne należności, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy w tej sprawie. A co przedsiębiorca w podróży może wpisać do kosztów?

1. Diety.
Przedsiębiorca może obliczyć diety za czas podróży. Obliczeń dokonuje się zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia, chociaż dotyczy ono pracowników .

Stawka diety krajowej wynosi obecnie 30żł, natomiast stawki diet zagranicznych określone są w tabeli, w zależności od kraju. Przedsiębiorca nie musi tych kwot fizycznie wypłacać, ani posiadać rachunków za wyżywienie na te kwoty – wystarczy sporządzić dowód wewnętrzny z opisem podróży (przedsiębiorca nie sporządza sam dla siebie „polecenia podróży!) i obliczeniem kwoty diety. Tą kwotę przedsiębiorca ma prawo wpisać jako koszt do odpowiedniej kolumny w książce podatkowej.

Przykład 1.
Przedsiębiorca wyjechał na spotkanie z kontrahentem z Płocka do Poznania, o godzinie 6 rano. Z podróży wrócił o godzinie 15. Ponieważ podróż trwała 9 godzin, przysługująca wysokość kosztu to połowa stawki dziennej diety czyli: ½ x 30zł = 15zł.

Przykład 2.
Przedsiębiorca wyjechał w podróż z Gdańska do Zakopanego w celu realizacji zlecenia, w poniedziałek o 8 rano. Z podróży wrócił w czwartek, o godzinie 21. Ponieważ podróż trwała 3 doby i 13 godzin, przysługująca wysokość kosztu to 4 diety czyli: 4 x 30zł = 120zł.

2. Koszty noclegów.
Przedsiębiorca w podróży może wpisać do kosztów wydatki na noclegi w podróży. Wydatki te powinny być udokumentowane fakturą77. W delegacjach krajowych maksymalna wartość noclegu, którą można wpisać do kosztów, to dwudziestokrotność stawki diety czyli 600zł.

3. Koszty podróżowania komunikacją publiczną.
Przedsiębiorca w podróży może wpisać do kosztów wydatki na przejazdy: pociągiem, autobusem, taksówkami, czy innymi środkami komunikacji. Wydatki te powinny być udokumentowane fakturą lub biletem.

4. Koszty podróżowania samochodem.
Przedsiębiorca w podróży może wpisać do kosztów wydatki na paliwo, przejazdy autostradami czy parkowanie. Wydatki te powinny być udokumentowane fakturami lub kwitami opłat (w przypadku autostrad i miejskich opłat parkingowych). Dodatkowo, w zależności od statusu samochodu użytego w podróży, może być niezbędne sporządzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

5. Koszty wyżywienia w podróży.
Przedsiębiorca ponoszący podczas podróży wydatki na wyżywienie nie może ich zaliczać do kosztów.

6. Koszty obiadów z kontrahentami.
Zwyczajowo tego rodzaju wydatki nie zalicza się do kosztów, traktując je jako „reprezentację”. Warto jednak zwrócić uwagę na interpretację Ministra Finansów, z której wynika możliwość zaliczania do kosztów wydatków na usługi gastronomiczne, poniesionych podczas spotkań z kontrahentami.

7. Ryczałty.
Pracownikom mogą przysługiwać za czas podróży ryczałty: na dojazdy, za noclegi. Przedsiębiorca nie ma jednak prawa do zaliczania w koszty innych „ryczałtów” niż diety.