Przedsiębiorca prowadzący działalność może wpisać swój samochód osobowy do ewidencji środków trwałych, lub potraktować samochód jako prywatny. Uznanie auta za prywatne nie wyklucza z możliwości wpisywania w koszty firmy wydatków z nim związanych. Wszystkie koszty używania tego samochodu będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu – ale wyłącznie do wysokości kwoty, wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu.

Jakie wydatki na auto prywatne mogą być wliczane do kosztów firmy? Przede wszystkim te, które da się powiązać z wyjazdami służbowymi. Paliwo, opłaty za autostrady, opłaty za parkingi, ale również wydatki na ubezpieczenie, akcesoria do samochodu, części zamienne i usługi serwisowe, przeglądy, a nawet wydatki na myjnię czy nawigację.

Jak prowadzić ewidencję? Wymogi są ściśle określone przez przepisy ustawy o podatku dochodowym. Ewidencja zawiera następujące informacje:

  • dane i podpis przedsiębiorcy,
  • dane samochodu (numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika),
  • datę i cel wyjazdu służbowego, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu, czyli 0,8358 zł dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm3 lub 0,5214 zł dla samochodów o pojemności do 900 cm3,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu.

Jeżeli przedsiębiorca nie zrobi „kilometrówki”, ani złotówka z wydatków na ten samochód nie będzie mogła być wpisana do księgi podatkowej jako koszt.
Przedsiębiorca powinien zatem z jednej strony gromadzić wszystkie rachunki dotyczące kosztów tego samochodu, a z drugiej strony – spisywać przejechane kilometry w tabeli ewidencji. Oczywiście suma wydatków będzie się różnić od kwoty, wynikającej z kilometrówki: kosztem dla przedsiębiorcy jest niższa z tych kwot. To porównanie wydatków i kilometrówki sporządza się narastająco w ciągu roku. To ważne, ponieważ wydatki poniesione we wcześniejszym miesiącu, które nie znalazły pokrycia w kilometrówce od razu, będą mogły być zaliczone do kosztów w kolejnym miesiącu, w którym przedsiębiorca wyjeździł więcej kilometrów. Inaczej mówiąc, porównujemy wydatki i kilometrówkę nie za wrzesień, lecz za okres styczeń – wrzesień.

Dla porządku wspomnijmy, że od wydatków na auto prywatne, przedsiębiorcy nie przysługuje odliczenie VAT.