Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym wydatki na używanie samochodu osobowego, który nie stanowi własności firmy, mogą być zaliczone do kosztów podatkowych wyłącznie w ramach limitu tzw. kilometrówki. Ponieważ przepis nie dotyczy samochodów – środków trwałych ani samochodów leasingowanych, w praktyce jest stosowany gdy:

  • przedsiębiorca użytkuje własny samochód, nie wpisany do ewidencji środków trwałych, do celów służbowych,
  • w firmie użytkuje się do celów służbowych samochód wynajmowany.

Przyjrzyjmy się dokładnie, co należy rozumieć pod pojęciem „koszty używania samochodów”. W przypadku wynajmowania samochodu, zwykle największa kwota kosztów wynika z faktury za sam wynajem (czynsz) tego pojazdu. I tu miła niespodzianka dla podatników: zgodnie z orzecznictwem sądowym oraz interpretacją Ministra Finansów, wydatek na czynsz najmu samochodu nie jest „kosztem użytkowania samochodu”, dlatego można go zaliczyć do kosztów podatkowych w całości, bez limitowania kilometrówką.
Natomiast kosztami używania samochodów, które bezdyskusyjnie należy potraktować tym limitem, są:
opłaty za paliwo,

  • wydatki o charakterze eksploatacyjnym jak np. płyn do spryskiwaczy,
  • opłaty z wypożyczalni za dodatkowo przejechane kilometry,
  • opłaty za usługi związane z samochodem: serwis, naprawy czy myjnię.

Sporo wątpliwości wśród podatników wzbudza kwestia ujęcia na tej liście wydatków takich jak opłaty za przejazdu drogami płatnymi (autostradami) czy opłaty za parkowanie. Zdaniem przeciwników, opłaty te są związane bardziej z korzystaniem z miejsca jakim jest droga czy miejsce postojowe, niż z używaniem samego pojazdu. Niestety, Minister Finansów stoi na stanowisku, że te opłaty również należy ujmować w wydatkach limitowanych kilometrówką.

Zatem kwota wszystkich powyższych wydatków, oprócz faktury za wynajem pojazdu, będzie porównana do kwoty, wyliczonej z kilometrówki czyli ewidencji przebiegu pojazdu. Do kosztów podatkowych zaliczymy niższą z tych kwot. Warto pamiętać, że przypadku braku ewidencji przebiegu pojazdu, ani złotówka wydana na używanie tego samochodu nie może być zaliczona do kosztów podatkowych.