Mam pytanie związane z dietami w podróży służbowej. Jeżeli pracownik jest delegowany na jednodniowe szkolenie, podczas którego zapewniony jest obiad, czy przysługuje mu dieta? Zazwyczaj podróż służbowa w takich przypadkach trwa albo powyżej 8 godzin, albo 8-12 godzin.”
pyta Pani Monika

Aby odpowiedzieć prawidłowo na to pytanie, w pierwszej kolejności należy upewnić się, czy mamy do czynienia z podróżą służbową. Warunki uznania wyjazdu za podróż służbową są ściśle określone w art. 775 Kodeksu Pracy. Otóż jeżeli:

  1. pracownik (czyli zatrudniony na podstawie umowy o pracę)
  2. wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe (czyli otrzymał od pracodawcy zlecenie wykonania konkretnej pracy)
  3. i ma to miejsce poza stałym miejscem pracy (czyli – co do zasady – miejscem pracy wskazanym w umowie, które może być określone jako konkretny adres lub obszar)

to pracownik jest w podróży służbowej, a tym samym pracodawca jest zobowiązany do wypłaty należności z tego tytułu. Wśród tych należności, przepisy wymieniają m.in. koszty dojazdu, noclegu czy diety właśnie.

Czas delegacji liczymy od momentu jej rozpoczęcia (najczęściej od momentu wyjścia pracownika  z miejsca pracy lub z domu) do zakończenia (analogicznie); pracodawca może wskazać różne miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży.

Dla podróży krajowych, ustawodawca przewidział stawkę za dietę w wysokości 30 zł (stawka ta nie może być niższa).

Pracownikowi przysługuje połowa diety, czyli 15 zł, jeżeli czas delegacji wynosi co najmniej 8 godzin, ale nie więcej niż 12. Jeżeli czas delegacji przekracza 12 godzin, lecz jest to jednocześnie nie więcej niż 24 godziny – pracownikowi przysługuje pełna dieta, czyli 30 zł. Dieta zatem nie będzie przysługiwać, jeżeli delegacja trwała krócej niż 8 godzin. Dieta nie przysługuje również w przypadku, gdy pracownik jest delegowany do miejscowości, w której ma miejsce swojego stałego pobytu.

Opisane wyżej zasady to dopiero pierwszy etap obliczeń. Przepisy nakazują, aby obliczenia te uzupełnić o potrącenie odpowiedniej części diety. Potrąceń dokonuje się za każdy zapewniony pracownikowi posiłek (pracownik powinien złożyć oświadczenie w tym zakresie). Przykładowo, za każdy zapewniony pracownikowi obiad, należy potrącić 50% stawki diety czyli 15 zł. Dlatego w przypadku podróży służbowej, która trwała 8-12 godzin, i pracownik miał zapewniony obiad, obliczenie diety da wynik: 15 zł minus 15 zł = 0 zł, czyli brak diety.

Na marginesie należy zwrócić uwagę na nieco odmienne zasady rozliczania podróży służbowych w przypadku kierowców, w przypadku wyjazdów na szkolenia oraz u tych pracodawców, u których jest wprowadzony szczegółowy regulamin dotyczący należności z tytułu delegacji.