Podczas zagranicznej podróży służbowej zdarzyła mi się następująca sytuacja. Podróżowałem samolotem z Londynu do Katowic przez Frankfurt. Podczas przesiadki we Frankfurcie z mojej winy (pracowałem zdalnie) spóźniłem się na samolot. Samolot miał odlecieć około godziny 21:30. Kolejny przelot, z którego mogłem skorzystać był następnego dnia w sobotę w godzinach południowych. Ze względu na to, że nie wiedziałem czy pracodawca będzie chciał lub mógł zgodnie z przepisami pokryć koszt noclegu – a na godziny wieczorne miałem zaplanowane prace do wykonania – zdecydowałem się na przebywanie w części publicznej lotniska (w tym ciągów handlowych i komunikacyjnych, gdyż samo lotnisko jest zamykane w godzinach nocnych). Pracodawca wypłacił mi dietę za okres całej podróży służbowej zgodnie z rozporządzeniem. Natomiast odmówił mi wypłaty ryczałtu za nocleg za opisaną noc, gdyż jak to ujął w jego opinii nie miałem noclegu. W mojej opinii nie miało znaczenia w jakiej formie i spędziłem wspomnianą noc: mogłem skorzystać z hotelu i nie przedstawić rachunku, mogłem nocować u znajomych, mogłem całą noc patrzeć w gwiazdy lub spać w przysłowiowym pudełku pod mostem. Ryczałt za nocleg należy się za godziny nocne spędzone w podróży służbowej. Czy stanowisko pracodawcy jest prawidłowe? Jeśli nie, to gdzie mógłbym uzyskać pomoc, aby otrzymać należną część diety?
pyta Pan Grzegorz
Odpowiadając na pytanie zakładamy, że u pracodawcy pytającego regulamin wynagrodzeń nie przewiduje szczególnych zasad rozliczania podróży służbowych, a zatem opieramy się bezpośrednio na przepisach rozporządzenia MPiPS.
W pierwszej kolejności należy w tej sytuacji rozpatrzyć przyczynę tej sytuacji. Jeżeli spóźnienie na samolot wydarzyło się faktycznie z winy pracownika, pracodawca mógłby odmówić wypłaty dodatkowych świadczeń związanych z przedłużoną podróżą, takich jak: dieta, ryczałty, koszty noclegu czy dodatkowe opłaty za przeloty.
Z opisu sytuacji wynika jednak, że pracodawca „wziął na siebie” przyczynę przedłużenia podróży, skoro wypłacił dietę za cały czas pobytu zagranicą, z nieplanowaną sobotą włącznie.
Przepisy dotyczące wypłaty ryczałtu za nocleg nie są zbyt szczegółowe i nierzadko przysparzają problemów z interpretacją. Cytując fragment § 16.:
2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
Słusznie zatem pytający zauważa, że forma spędzenia nocy z piątku na sobotę nie ma znaczenia. Pracownik, dla otrzymania ryczałtu za nocleg, nie ma obowiązku potwierdzania wydatków rachunkami. Ryczałt na nocleg nie służy pokryciu bezpośrednio kosztów miejsca noclegowego, lecz – zgodnie z wytycznymi Sądu Najwyższego, który wypowiedział się w sprawie ryczałtu noclegowego dla kierowców – ma pokryć koszty chociażby skorzystania z toalety czy prysznica. Jeżeli pracownik korzysta z noclegu u rodziny czy znajomych, kwota ryczałtu na nocleg może pokryć przykładowo zwyczajowy upominek w podziękowaniu za gościnę.
Być może pracodawca zinterpretował tą sytuację w ten sposób, że pracownik w nocy z piątku na sobotę był w trakcie przejazdu, i dlatego nie wypłacił ryczałtu. W naszej opinii jednak trudno tą sytuację uznać za czas przejazdu. Pracownik nie przebywał przecież w samolocie / pociągu / samochodzie, musiał jakoś zorganizować sobie miejsce pobytu na noc – i właśnie na to jest przeznaczony ryczałt na nocleg.
Już poza kwestią ryczałtu na nocleg dodajmy, że w opisanym przypadku zachodzi jeszcze jedno problematyczne zagadnienie: czas pracy w podróży, przypadający na dni wolne od pracy.
