Pracodawcy na podstawie przepisów Kodeksu Pracy oraz przepisów wykonawczych  mają obowiązek zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w tym poprzez zapewnienie środków ochrony indywidualnej. Na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe, takim środkiem ochrony indywidualnej mogą być okulary.

Recepta od lekarza na okulary
O obowiązku zapewnienia okularów pracownikowi przesądza zalecenie lekarza medycyny pracy, wystawione na podstawie:

  • skierowania od pracodawcy, na którym wskazano, że pracownik co najmniej połowę swojego czasu pracy  wykonuje pracę przed monitorem ekranowym,
  • przeprowadzonych badań okulistycznych.

Co ważne, zaświadczenie lekarza medycyny pracy powinno być wystawione w ramach badań wstępnych lub badań okresowych.

Czy to koszty, czy to przychód
Pracodawca, wypłacając pracownikowi zwrot za okulary lub jedynie dofinansowanie, wartość tego świadczenia może ująć w kosztach. Nie dotyczy to jednak okularów dla przedsiębiorców, prowadzących działalność gospodarczą.
Otrzymane od pracodawcy okulary, lub wartość dofinansowania, jest dla pracownika przychodem zwolnionym z opodatkowania, tak samo jak pozostałe świadczenia z zakresu BHP.

Dla kogo faktura
W ramach obowiązujących przepisów, pracodawca może zdecydować się na jedno z dwóch możliwych rozwiązań:
1. Pracodawca dokonuje zakupu okularów dla pracowników, tak samo jak odzieży roboczej czy innych środków ochrony indywidualnej.
2. Pracodawca wypłaca pracownikom dofinansowania do zakupu okularów, w ustalonej regulaminowo kwocie.
Wybór któregoś z powyższych rozwiązań będzie miało konsekwencje w dokumentacji.

W pierwszym przypadku, faktura za okulary powinna być wystawiona na pracodawcę. W konsekwencji, pracodawca oprócz zaliczenia w koszty będzie mógł odliczyć VAT wykazany na tej fakturze. Okulary są własnością pracodawcy, i pracownik co do zasady powinien z nich korzystać wyłącznie w ramach wykonywania obowiązków służbowych.

W drugim przypadku, faktura za okulary może być wystawiona na pracownika. Dla pracodawcy, ta faktura jest jedynie dowodem poniesienia wydatku przez pracownika. Pracodawca ujmuje w księdze podatkowej (lub księgach rachunkowych) jedynie wartość dofinansowania. Okulary są własnością pracownika, i może on z nich korzystać również do celów prywatnych.