Poprawne rozliczenie opłat za parkowanie oraz przejazdy autostradami może wydawać się skomplikowane, ponieważ zależy od wielu czynników: czyj to samochód – przedsiębiorcy czy pracownika? Wpisany do ewidencji środków trwałych czy nie? Osobowy czy ciężarowy? Przedstawiamy krótki przewodnik po rozliczaniu opłat parkingowych i autostradowych w firmie, dzięki któremu to rozliczanie będzie proste!

Jaki dokument do tych wydatków?

Poniesienie opłaty parkingowej powinno być udokumentowane fakturą, ale tylko wtedy, gdy opłata za parking dotyczy samochodu firmowego (samochodu własnego firmy, leasingowanego, wynajmowanego). Ten wymóg nie dotyczy samochodu prywatnego przedsiębiorcy – wydatek na parkowanie może być udokumentowany w dowolnej formie.

Faktury nie są potrzebne za przejazdy autostradami. Jeżeli przedsiębiorca kupuje cały bloczek opłat dla samochodu firmowego, powinien otrzymać fakturę. Jednak już jednorazowy kwit opłaty za przejazd autostradą sam w sobie jest tożsamy z fakturą, jeżeli tylko zawiera dane takie jak NIP sprzedawcy, oznaczenie autostrady i kwotę VAT. Drugi rodzaj kwitów za przejazdy autostradami, wydawany przez GDDKiA, nie zawiera VAT i – jako opłata urzędowa – nie podlega fakturowaniu, wystarczającym dowodem „księgowym” jest wydruk niefiskalny.

Jeżeli wydatki na parkingi i autostrady dotyczą samochodu prywatnego pracownika, rozliczanego w ramach kilometrówki, to pracownik może dostarczyć dowody poniesienia tych opłat w jakiejkolwiek formie, o ile pracodawca zgodził się na ich rozliczanie dodatkowo, tzn. ponad kilometrówkę.

Które z tych opłat zaliczyć w koszty?

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w pełnej wysokości opłaty za parkingi i autostrady dotyczące samochodu, który jest częścią majątku firmowego, jak również samochodu leasingowanego.

Wydatki te, jeżeli dotyczą samochodu osobowego wynajmowanego, mogą być zaliczone do kosztów pod warunkiem, że mieszczą się w kwocie limitu wyznaczonej przez kilometrówkę sporządzoną dla tego pojazdu.

Natomiast wydatki na parkingi i autostrady, wypłacone pracownikowi dodatkowo, ponad kilometrówkę, nie mogą być zaliczone do kosztów w ogóle.

Na marginesie przypomnijmy, że każdy z tych wydatków, dla ujęcia w kosztach, wymaga uzasadnienia związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Czy można odliczyć VAT?

Zakładając, że przedsiębiorca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, prowadzący wyłącznie sprzedaż opodatkowaną, prawo do pełnego (100%) odliczenia VAT będzie przysługiwało do każdej faktury za parking czy autostradę, w przypadku gdy wydatek dotyczy samochodu wykorzystywanego wyłącznie do celów działalności gospodarczej (czyli samochodu ciężarowego pow. 3,5t, lub zgłoszonego na VAT-26, lub z badaniem SKP w dowodzie rejestracyjnym, lub będącego towarem handlowym, lub będącego przedmiotem wynajmu).

W przypadku samochodów, sklasyfikowanych jako wykorzystywane nie tylko do celów działalności gospodarczej, czyli wszystkich pozostałych oprócz wyżej wymienionych, przedsiębiorca może odliczyć jedynie 50% podatku VAT z faktury.

Prawo do odliczenia dotyczy wyłącznie faktur wystawionych na dane firmy, lub kwitów autostradowych uznawanych za faktury.