Mam w leasingu instrument – przyrząd geodezyjny – jak mam ująć ratę leasingową w KPIR i Rejestrze VAT? – pyta Pan Mariusz

Panie Mariuszu , w swoim pytaniu nie sprecyzował Pan rodzaju leasingu, który Pan posiada, omówię więc poniżej zasady ewidencjonowania leasingu operacyjnego i finansowego.

Leasing operacyjny jest najczęściej wybierany przez Przedsiębiorców, w dużej mierze ze względu na łatwą dostępność jak i prosty sposób rozliczenia księgowego. Przepisy które szczegółowo opisują opodatkowanie stron umowy leasingu znajdziemy w rozdziale 4a ART. 23a do 23l ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto może przybliżyć podstawowe kryteria, które kwalifikują leasing:

  • umowa zostaje zawarta na czas oznaczony, który stanowi co najmniej 40% normatywnego czasu amortyzacji, jeżeli przedmiotem umowy leasingu są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na okres co najmniej 5 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości,
  • suma ustalonych opłat w umowie leasingu, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

W przypadku leasingu operacyjnego amortyzacja dokonywana jest przez podmiot będący leasingodawcą. Jako pierwszy wpłacamy zwykle czynsz inicjalny (czasami nazywany opłatą wstępną) i mamy możliwość wykupu przedmiotu leasingu po zakończeniu umowy.

Leasingobiorca co miesiąc otrzymuje faktury za raty leasingowe, w których ujęta jest zarówno część kapitałowa (spłata wartości początkowej danej ruchomości czy wartości niematerialnej i prawnej), a także odsetki.W przypadku leasingu operacyjnego cała kwota raty ujęta na fakturze – czyli wartość netto faktury, podlega księgowaniu w kol. 13 KPiR (pozostałe wydatki).  Księgujemy koszt w dacie jego poniesienia (czyli w przypadku prowadzenia KPIR – w dacie wystawienia faktury) zarówno czynsz inicjalny jak i kolejne raty leasingowe według tej samej zasady.

W przypadku przyrządu geodezyjnego nie mamy przepisu ograniczającego odliczenie podatku VAT, ujmujemy również pełną wartość faktury netto + VAT w rejestrze zakupów pozostałych z prawem do pełnego odliczenia podatku naliczonego. Oczywiście proporcje są indywidualne dla każdej firmy, ale jeżeli nie uzyskuje Pan sprzedaży częściowo opodatkowanej, częściowo zwolnionej z VAT, to ma Pan prawo do pełnego odliczenia podatku zawartego w fakturach kosztowych.

Z leasingiem finansowym (inaczej kapitałowym) mamy natomiast do czynienia, gdy w umowie zawarty jest zapis, że odpisy amortyzacyjne dokonywane są przez leasingobiorcę. Możemy zdecydować dowolnie o okresie trwania umowy leasingu. Właścicielem przedmiotu leasingu pozostaje firma leasingowa, ale przedmiot leasingu stanowi środek trwały u korzystającego i jest on zobowiązywany do naliczania odpisów amortyzacyjnych. Odpisy dokonywane w każdym miesiącu księgowane są w kosztach firmowych.

Leasingobiorca otrzymuje harmonogram spłat rat leasingowych i na jego podstawie księguje  odsetki (w dacie zapłaty), również w kol. 13 KPiR jako pozostałe wydatki. W przypadku leasingu finansowego podatek VAT jest płatny w całości wraz z fakturą na całą wartość w dacie podpisania umowy. 

Po zakończeniu umowy jej przedmiot automatycznie przechodzi na leasingobiorcę, nie mamy odrębnej faktury na jego wykup.