Choć w małych firmach ogólne spotkania pracownicze często odbywają się w niejako „naturalny” sposób – przy porannej kawie czy w porze lunchu, to warto znać kilka podstawowych zasad ich organizacji. Przydadzą się za każdym razem, gdy zajdzie potrzeba formalnego omówienia istotnych kwestii na forum ogólnym.

Nawet w kilku osobowym biurze w przekazywaniu nowinek, a tym bardziej poleceń służbowych, nie zawsze sprawdza się tzw. „poczta pantoflowa”. Mimo, że większość pracowników narzeka na konieczność udziału w tzw. „zebraniach”, to bywają najlepszą formą komunikacji, jeśli chcesz uniknąć niepotrzebnych wątpliwości i nieporozumień.

Jak więc zmniejszyć niechęć zespołu do udziału w tego typu spotkaniach?

1. Zapowiedz to

Wychodzisz z założenia, że „szef może” i masz zwyczaj informować o spotkaniu na kwadrans przed rozpoczęciem? W ten sposób nie tylko rozbijasz wszystkim dzień pracy i zaburzasz harmonogram realizacji zadań, ale także narażasz się na antypatię, której pracownicy nie oszczędzą Ci w kuluarach. Podsumowując – jeśli się nie zapowiadasz, nie licz na zadowolenie uczestników ani ich efektywny udział w dyskusji.

2. Jasny cel 

Spodziewasz się rozwiązania jakiejś kwestii/problemu w formie „burzy mózgów”? Super, m.in. po to są spotkania. Pamiętaj jednak, że każdy powinien wczesnej znać temat zebrania i mieć wystarczająco dużo czasu na jego przemyślenie. A może skrzyknąłeś firmę po to, żeby przekazać pochwałę lub informacje o jakimś sukcesie firmy? Super, ale… nim pracownicy dowiedzą się o tym, zdąży oblecieć ich blady strach i wizja zbiorowych wypowiedzeń. Dlatego każdy z uczestników powinien przed spotkaniem wiedzieć po co na nie przyszedł. Możesz o tym poinformować mailem, bądź zwyczajnie uprzedzić ustnie wystarczająco wcześnie.

3. Cnota punktualności

Jedna ze „złotych zasad”, powtarzana przy każdej okazji. Punktualność to najzwyczajniej w świecie oznaka dobrego wychowania i taktu, po drugie zaś wyraźna oznaka szacunku do czasu innych. Uwierz – pracownicy chcą, by ich czas był szanowany! Jeśli odwołujesz lub przekładasz już umówiony termin, powiadamiaj o tym tak szybko, jak tylko będzie to możliwe.

4. Tysiąc jeden wątków 

Nie mówić wcale … bez sensu. 🙂 Tak samo jednak nieefektywne będzie mówienie o wszystkim na raz. Nie chodzi o to, by nie podejmować więcej niż jednego tematu, ale by uważać z ilością wątków. „Logiki nie oszukasz” – wtłoczenie ogromniej ilości spraw w jedną rozmowę nie ma prawa skończyć się rozwiązaniem którejkolwiek z nich dobrze i do końca. By zwiększać efekty, skup się maksymalnie na 2- 3 wątkach i omów je od A do Z.

5. Tajemnicze WWDWBWA

Właśnie, efekty! Także z nimi wiąże się enigmatyczny dla wielu skrót WWDWBW (ang. „who will do what by when?” – kto co zrobi i do kiedy?). Choć zapewne ten akronim skojarzył Ci się od razu z pracą w korporacji, to… warto stosować tę metodę przydziału zadań także w małych zespołach. Ustalenie przydziału obowiązków i systemu ich kontroli wpływa na sprawną realizację postanowień spotkania. A przecież w tym ich główny sens.