Dla danego środka trwałego raz ustalona wartość początkowa, metoda i stawka amortyzacji nie mogą zostać zmienione. Od tej zasady generalnej są trzy wyjątki:

  1. możliwość obniżenia przypisanej stawki amortyzacji – od kolejnego roku,
  2. konieczność poprawienia błędnie przyjętej wartości początkowej lub stawki amortyzacji (korekty należy dokonać wstecz),
  3. podwyższenie wartości początkowej środka trwałego z powodu tzw. ulepszenia.

W tym odcinku zajmiemy się szczegółowo tym trzecim przypadkiem właśnie.

Czy to ulepszenie?

W trakcie użytkowania środków trwałych, ponosimy na nie rozmaite nakłady. Jeżeli przedsiębiorca wydaje pieniądze na: części zamienne, wymiany, naprawy, przeglądy, remonty, materiały eksploatacyjne, utrzymanie środków trwałych – wydatki te będą sklasyfikowane jako zwykłe koszty bieżące, nawet jeżeli są to znaczne kwoty. Jeżeli jednak pojawiają się wydatki przekraczające 3.500zł, ponoszone w celu:

  • zmiany przeznaczenia środka trwałego,
  • uzyskania nowych funkcjonalności,
  • zwiększenia przychodów, generowanych (bezpośrednio lub pośrednio) przez środek trwały,
  • zmniejszenia kosztów, wynikających z użytkowania środka trwałego,

wydatki te nie mogą być wpisane po prostu w koszty, ponieważ są właśnie ulepszeniem. W przepisach podatkowych, ulepszenie jest powiązane ze określeniami: przebudowa, rozbudowa, modernizacja, adaptacja, zwiększenie wartości użytkowej (co nie jest tożsame z wartością księgową czy rynkową!)

Przykład
Przedsiębiorca wymienia okna w biurze. Jeżeli wymiana okien wynika z banalnego faktu, że stare okna były już zużyte – mamy do czynienia z kosztami (remontem). Jeżeli jednak dzięki nowym oknom przedsiębiorca będzie mógł prowadzić w budynku inną działalność, lub wymiana okien ma na celu istotne zmniejszenie kosztów (np. ogrzewania, ochrony i ubezpieczenia) – należy te wydatki zakwalifikować jako ulepszenie.

Skutki ulepszenia

Efektem ulepszenia środka trwałego jest adnotacja w ewidencji środków trwałych o podwyższeniu wartości początkowej środka trwałego, o wartość równą kwocie poniesionych na to ulepszenie wydatków (nie włączając w to oczywiście podatku VAT, który może zostać  odliczony).

Dalszą konsekwencją podwyższenia wartości początkowej będzie podwyższenie kwoty odpisów amortyzacyjnych. Wyższe koszty amortyzacji będzie można wpisywać w koszty już od miesiąca następnego po miesiącu, w którym dopisano wartość ulepszenia do wartości początkowej w ewidencji, co jest tożsame z datą rozpoczęcia użytkowania tej modernizacji.

Przykład
Wartość początkowa środka trwałego wynosi 100.000zł, a przypisana stawka amortyzacji to 10%. Środek trwały został oddany do użytkowania w 2008 roku i od tamtej pory pracodawca wpisywał w koszty co miesiąc kwotę 833,33zł z tytułu amortyzacji. W marcu 2015 roku środek trwały został ulepszony, a wartość wydatków na  ulepszenie wyniosła 50.000zł. Oznacza to zwiększenie wartości początkowej do kwoty 150.000zł oraz kwoty amortyzacji miesięcznej do kwoty 1250zł. Zwiększona amortyzacja będzie odpisywana w koszty od kwietnia 2015 do zrównania wartości odpisów z wartością początkową, co w efekcie nieco przedłuży wcześniej planowany okres amortyzacji.