Spotkania biznesowe. Jak robić to dobrze?

Zadzwonił potencjalny inwestor? Klient wypełnił formularz kontaktowy dopytując o Twoją ofertę? Złapałeś pierwszy kontrakt z nowym kontrahentem? To dopiero połowa sukcesu. Teraz przed Tobą spotkanie biznesowe. Zorganizuj je dobrze – zrób wrażenie i… nie daj się zaskoczyć okolicznościom!

Podsumujmy fakty: wiesz, że chcesz wykazać się jako dobry przedsiębiorca i organizator. Początkowo myślisz „skoro już się zainteresowano moją ofertą, to nic prostszego”. Ale – zgodnie ze starym powiedzeniem – im dalej w las, tym więcej drzew. Zaczynasz dręczyć się pytaniami z gatunku „biuro czy restauracja”, „rano czy po południu”, „ żartować, czy lepiej jednak zachować pełną powagę”. Te wątpliwości są zupełnie normalne, szczególnie jeśli zależy Ci na nawiązaniu długofalowych i wartościowych biznesowych relacji. Jak sobie radzić? Zamiast popadać w panikę, zastanów się na spokojnie co ma w tym temacie istotne znaczenie.  Nasz ranking „ważności” ma się następująco:

1. Cel definiuje miejsce

W tym przypadku bowiem, podobnie zresztą jak w większości tzw. „zadaniowych” kwestii, to właśnie cel spotkania ma nadrzędne znaczenie. Chcesz negocjować warunki potencjalnego kontraktu – zaproś kontrahenta do biura. Nie wyobrażasz sobie chyba, że wymieniacie informacje o istotnych dla obu stron warunkach lub liczbach przy „obcych uszach”. Nawet jeśli nikt nie chce Was podsłuchiwać, tajne informacje mogą  – przez zwykłą złośliwość losu – zostać wyłapane przez kogoś niepowołanego. Biuro świetnie sprawdzi się także w przypadku, gdy chcesz przedstawić prezentację. Jeśli natomiast spotkanie ma polegać na dopracowaniu już wcześniej ustalonych tematów, nic nie stoi na przeszkodzie, byś zaprosił partnera na lunch do nowoczesnej knajpki. A co jeśli podpisałeś już kontakt i chciałbyś to uczcić? Na tę okoliczność niezastąpionym rozwiązaniem będzie kolacja biznesowa w eleganckiej restauracji. Jeśli okazja jest uroczysta, jak najbardziej mogą w niej uczestniczyć także osoby towarzyszące. Jeśli spotkanie tego typu ma służyć jedynie podtrzymaniu kontaktów, nie jest to konieczne.

2. Miejsce wytycza zasady

Oczywiście każde z tych miejsc narzuca zupełnie inne reguły postępowania. Zakładamy, że to Ty jesteś gospodarzem spotkań. I tak – w przypadku spotkania w biurze – powinieneś pamiętać o zapewnieniu gościom ewentualnego transportu do miejsca docelowego (jeśli korzystają ze środków komunikacji publicznej) lub ustaleniu takiej godziny, która da szansę na „ominięcie” korków na trasie (jeśli mają przybyć samochodem). W dobrym tonie będzie poczęstunek (kawa, herbata, woda, ciastka – nigdy alkohol), a także okazanie zainteresowania samopoczuciem gościa na wstępnie rozmowy.

Zaprosiłeś wspólnika na lancz w modnej knajpce? W tym przypadku pamiętaj przede wszystkim, że  rachunek bezwzględnie pokrywasz Ty! By uniknąć niezręcznej sytuacji, najlepiej załatwić tę kwestię „z góry”. Oczywiście restauracja nie jest miejscem na poruszanie tematów drażliwych, rozmowy powinny być prowadzone w miłym, wyważonym tonie, a small talk na początku spotkania to rzecz święta! Jeszcze jedna top rada. By uniknąć wpadki nie zapraszaj kontrahentów w miejsca, których nie zdążyłeś wcześniej poznać. Zapewne nie czułbyś się komfortowo, gdyby okazało się, że podano Wam przybrudzone sztućce, bądź jakość obsługi odbiega od należytej normy.

To samo dotyczy uroczystych biznesowych kolacji. Dodatkowo w ich przypadku pamiętaj o odpowiedniej oprawie. Niezbędne są wieczorowy strój oraz wybór odpowiedniego menu (apetrif, przekąski, sałaty lub zupa, danie główne i deser). Alkohol jest dozwolony (najczęściej wino) – pamiętajmy jednak o jego racjonalnych ilościach! Pierwszy toast zawsze wznosi gospodarz.

3. Ty wyznaczasz rytm!

Cel i miejsce to klucze, ale nie dajmy się zwariować. Najważniejszymi elementami w każdej relacji zawsze są ludzie. Dlatego pamiętaj, że niezależnie od charakteru konkretnego spotkania, istnieją generalne wytyczne istotne w podtrzymywaniu udanych kontaktów biznesowych. Ich przyswojenie istotnie zwiększa Twoje „rokowania”.

• Etykieta: nie tylko ta związana z dopasowaniem zachowań i stroju do miejsca, w którym odbywa się spotkanie. Rozumie się ją tu znacznie szerzej; od punktualności, przez umiejętny sposób powitań i przedstawiania się oraz wiedzę z zakresu zachowania się przy stole, po bon ton związany z takimi kwestiami jak punktualność czy hierarchia służbowa.

• Słuchaj, pytaj i opowiadaj emocje: to zabrzmi jak banał, ale w całej „otoczce” jaka towarzyszy prowadzeniu rozmów nie zapomnij, że najistotniejsze jest zainteresowanie rozmówcą. Każdy lubi, gdy „jego jest na wierzchu” i takie poczucie powinieneś zawsze dawać swojemu partnerowi, nawet jeśli… rzeczywistość jest nieco inna. Jeśli sam zabierasz głos, pamiętaj o tym, że ludzie uwielbiają ciekawe historie. Tak jest od wieków, kiedyś ich opowiadanie zastępowało radio i TV. Dlaczego wszyscy je kochamy? Bo budzą emocje. Zamiast więc mówić „moja działalność pomaga zwiększać zyski innym przedsiębiorstwom”, opowiedz ciekawą historię o tym, jak dzięki Twoim działaniom, doszło do potrojenia zysków u konkretnego klienta.

• Trudna sztuka żartu: kolejna stara prawda o ludziach jest taka, że wszyscy kochamy osoby wesołe, pozytywne i uśmiechnięte. I chociaż w kwestii korelacji biznesu i akcentów humorystycznych zdania bywają mocno podzielone, my zdecydowanie opowiadamy się za użyciem żartu! Dodajmy jednak szybko — umiejętnym użyciem! Nie namawiamy Cię do robienia z siebie błazna. Po prostu miej na uwadze, że pozytywne nastawienie i kilka odpowiednio użytych anegdotek sprawią, że ludzie będą Cię mieć za ciekawszą osobę, z którą nie tylko warto dorywczo robić interesy, ale także podtrzymać stałą relację.