Pracodawcy, dbając o swoich pracowników, nierzadko wynagradzają ich na wiele innych sposobów, niż „zwykła” premia: a to upominki, a to karnety, bony, imprezy integracyjne, czy chociażby tradycyjne pączki na Tłusty Czwartek… Czy wszystkie te wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Wątpliwość ta szczególnie dotyczy świadczeń innych, niż obowiązkowe. Oczywistym bowiem jest, ze wszystkie wydatki, które pracodawca musi ponieść na rzecz pracowników, jak przykładowo badania wstępne i okresowe, wyposażenie stanowiska pracy, świadczenia wynikające z bhp, należności z tytułu podróży służbowych – można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Podobnie sprawa ma się ze świadczeniami kupowanymi ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – wydatki te są kosztem poprzez obowiązkowy odpis na ZFŚS.

A co z finansowaniem świadczeń dodatkowych, takich jak chociażby firmowa wigilia czy prezenty dla pracowników? Wszak ich ponoszenie nie ma już za bardzo związku z wykonywaniem obowiązków pracodawcy wobec pracownika, czy z wykonywaniem pracy przez pracownika na rzecz pracodawcy; niejednokrotnie można mówić o aspekcie „rozrywkowym” tych świadczeń. Pracodawcy nie powinni się jednak tym aspektem martwić, ponieważ wszystkie wydatki na rzecz pracowników (za wyjątkiem tych wymienionych poniżej) uznaje się za poniesione w celu dbałości o funkcjonowanie firmy. Inaczej rzecz ujmując, od strony kosztów pracodawcy nie ma różnicy, czy damy pracownikowi premię 100zł, czy damy mu karnet na basen*.

Przepisy ustawy podatkowej wymieniają kilka zaledwie wyjątków, kiedy wydatki ponoszone na rzecz pracownika nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu:

  • mandaty i inne opłaty karne (sankcyjne, egzekucyjne) zapłacone za pracownika,
  • składki do rozmaitych organizacji zapłacone za pracownika,
  • niektóre rodzaje ubezpieczeń, których beneficjentem jest pracownik,
  • wydatków na „kilometrówkę” (czyli ewidencję przebiegu pojazdu prywatnego użytego do celów służbowych), jeżeli ilość kilometrów lub stawka za km jest zawyżona (w stosunku do stawek podanych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury),
  • dopłaty do „kilometrówki”, np. za parkingi, autostrady czy naprawy samochodu prywatnego pracownika,
  • jeżeli wydatek na pracownika jest związany z powstaniem nowego środka trwałego.

*Na marginesie rozważań o kosztach warto pamiętać, że niektóre z opisanych tu świadczeń, pomimo ujęcia w kosztach, będą musiały zostać opodatkowane i „oskładkowane” na liście płac pracownika.