Czy to zaliczka?
Z zaliczką w rozumieniu przepisów podatkowych mamy do czynienia wtedy, gdy sprzedawca otrzymuje pieniądze na poczet danej transakcji – zanim ta transakcja zostanie zrealizowana. Zatem w pierwszej kolejności należy precyzyjnie rozstrzygnąć, kiedy nastąpi dokonanie dostawy lub wykonanie usługi; jeżeli wpłata ma miejsce przed datą sprzedaży – mamy do czynienia z zaliczką.
Z punktu widzenia księgowości i fakturowania nie ma znaczenia, czy taką wpłatę nazywamy zaliczką, zadatkiem, opłatą wstępną czy przedpłatą.
Nie ma również znaczenia, na jaką kwotę czy procent całego zamówienia opiewa zaliczka. Zaliczką będzie zarówno wpłata 1zł na poczet zamówienia wartego 1mln zł, jak i opłacenie 100% zamówienia, które będzie realizowane w przyszłości.
Jak udokumentować?
Jeżeli kupującym jest firma, sprzedawca ma bezwzględny obowiązek wystawienia faktury, zwanej fakturą zaliczkową. Czym szczególnym różni się faktura zaliczkowa od zwykłej faktury:
- zamiast daty sprzedaży – wpisuje się datę otrzymania zaliczki,
- wykazuje się całą kwotę otrzymanej zaliczki jako kwotę „brutto”,
- stosuje się stawkę VAT właściwą dla zamówienia docelowego,
- umieszcza się szczegółowe dane dotyczące zamówienia lub umowy, jeżeli tylko powołamy się na numer zamówienia czy umowy, wtedy to zamówienie lub umowa stają się załącznikiem do faktury zaliczkowej.
Dla faktury zaliczkowej obowiązuje taki sam termin na jej wystawienie, jak w przypadku innych faktur, czyli maksymalnie aż do 15 dnia następnego miesiąca po otrzymaniu zaliczki.
Jak księgować?
Otrzymanie zaliczki będzie inaczej wykazane w podatku VAT, a inaczej – czyli pod późniejszą datą – w podatku dochodowym:
- otrzymana zaliczka musi być wykazana w rejestrze, a tym samym w deklaracji VAT, już pod datą otrzymania wpłaty, bez względu na datę sprzedaży czy datę wystawienia faktury zaliczkowej;
- otrzymana zaliczka nie stanowi przychodu – dla celów podatku dochodowego, transakcja będzie wykazana w całości dopiero w dacie sprzedaży.
