Pracodawca zatrudniający pracowników może wrzucić do kosztów wszelkie wydatki na tych pracowników, które ponosi w związku z przepisami kodeksu pracy i bhp. Wymieńmy tylko te najpowszechniejsze przykłady wydatków: na badania medyczne (wstępne i okresowe) czy pakiety medyczne, na okulary do pracy przed komputerem, na napoje czy posiłki profilaktyczne, czy wreszcie na przysłowiowy papier toaletowy. Okazuje się jednak, że według fiskusa to, co przysługuje pracownikowi, nie przysługuje już przedsiębiorcy. Oznacza to, że tego rodzaju wydatki przedsiębiorcy „dla samego siebie” nie mogą być potraktowane jako koszty uzyskania przychodu, związane z działalnością gospodarczą.

Wydatki na samochód
To kolejna istotna grupa kosztów dla niejednego przedsiębiorcy. Pisaliśmy o szczegółowych zasadach rozliczania podatku VAT od samochodów używanych w firmie – w tym miejscu warto przypomnieć, że nie każda faktura za paliwo, serwis, parkowanie czy ratę leasingową może zostać ot tak w całości wpisana do kosztów w księdze podatkowej tylko dlatego, że samochód jest „na firmę”. Fiskus przy każdym takim wydatku domaga się uzasadnienia i uargumentowania: w jaki sposób dany wydatek jest powiązany z prowadzeniem działalności? W komfortowej sytuacji są ci przedsiębiorcy, którzy na potrzeby podatku VAT prowadzą ewidencję przebiegu pojazdu – z tej dokumentacji jasno wynika, że samochód jest w 100% wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. A pozostali? Cóż, muszą się przygotować na ewentualne wnikliwe pytania podczas kontroli skarbowej. Niestety nierzadko podczas takich kontroli fiskus podejrzewa, czy nawet z góry zakłada, że przedsiębiorca wykorzystuje pojazd nie tylko do celów firmowych, ale również prywatnych – jeździ nim na zakupy, na wakacje czy z wizytą do rodziny. A skoro tak – to wydatki związane z tym samochodem nie spełniają definicji kosztu, który można wpisać do księgi podatkowej.

Darowizny
Czy to w formie pieniężnej, czy rzeczowej – co do zasady nie mogą być uznane za koszt wpisany do księgi podatkowej; wynika to bezpośrednio  z przepisu ustawy o podatku dochodowym. Wyjątkiem są tutaj darowizny artykułów spożywczych, przekazane na rzecz organizacji pożytku publicznego. Chociaż darowizna nie może być kosztem przedsiębiorcy, to należy nadmienić, że niektóre rodzaje darowizn, po spełnieniu szeregu szczegółowych warunków, mogą być odliczone od dochodu – ale dopiero w zeznaniu rocznym PIT.
(Kolejne pytania, wątpliwości i propozycje dotyczące wydatków przedsiębiorcy – w następnych odcinkach.)