Zapewnienie posiłku a wysokość diety

– Czy zapewnienie pracownikowi w delegacji samej zupy lub samego drugiego dania można uznać za zapewnienie obiadu będącego podstawą do odliczenia 50% diety? Z góry dziękuję za odpowiedź Pozdrawiam – Jan

Panie Janie, przyznam, że pytanie na pierwszy rzut oka wydawało mi się proste, jednak po chwili zastanowienia zrozumiałam w czym tkwi problem. Podstawowym świadczeniem z tytułu podróży służbowej Pracownika jest dieta. Jej celem jest zrekompensowanie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży.

W paragrafie 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, które przewiduje pomniejszanie diety krajowej, używa się tylko ogólnie przyjętych w języku polskim nazw posiłków. Nie sprecyzowano przy tym, co należy rozumieć pod pojęciem obiadu.

Słownik Języka Polskiego PWN definiuje obiad jako – gorący posiłek spożywany najczęściej w środku dnia. Czyli sama zupa, czy samo drugie danie – będzie spełniało wymogi tej definicji i stanowi podstawę do pomniejszenia 50% diety krajowej.

Tak jak zaznaczyłam powyżej, Pracodawca ma zrekompensować pracownikowi wyższe koszty wyżywienia, a nie refundować posiłki.

Pracownik w miejscu zamieszkania też ponosi koszty wyżywienia. W podróży służbowej, nie mogąc przygotować posiłków w domu, kupując gotowe dania, ponosi wyższe wydatki i temu celowi ma służyć wypłacana dieta.

Jest też druga „strona medalu”. Gdyby pomimo wydanej Pracownikowi zupy, wypłaciłby Pan pełną dietę (nie potrącaną o 50% urzędowej stawki), mógłby Pan narazić się na zarzut braku naliczenia podatku od świadczeń wydawanych w naturze.

Pracodawca który zapewnia posiłki, powinien proporcjonalnie pomniejszyć wypłacane diety. W innym wypadku należy pobrać od nich podatek dochodowy oraz naliczyć składki ZUS. Analogicznie, jeżeli ustalimy w przedsiębiorstwie stawkę diety wyższą niż urzędową, też jesteśmy zobowiązani do naliczenia podatku i składek na ubezpieczenia społeczne.