Pracuję w dość dużej firmie. W przeciągu kilku ostatnich tygodni aż 3 osoby od nas zwróciły się z prośba oz zwrot za okulary korekcyjne. Wszystko gra, poza tym, że nie mam pojęcia gdzie/jak legalnie mam przechowywać te dokumenty. – Basia

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników w oparciu o umowę o pracę, powinien prowadzić dla nich teczki osobowe. Teczki osobowe składają się z trzech części (A, B i C) oraz są przechowywane przez 50 lat po ustaniu stosunku pracy z danym pracownikiem.

Część A

W części A akt osobowych pracownika powinny znaleźć się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie przez pracownika, np.:

  • kwestionariusz osobowy, który pracownik musiał wypełnić w celu stworzenia umowy o pracę,
  • świadectwo pracy wydane przez poprzedniego pracodawcę.

Część B

Cześć B akt osobowych jest powierzona dokumentom dotyczących nawiązaniu stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, np.:

  • umowa o pracę,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi takimi jak regulamin pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

Część C

W części C akt osobowych powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np.:

  • oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopie wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.

Zwrot kosztów poniesionych na zakup okularów korekcyjnych dla pracownika dokonywany jest na podstawie dostarczonych dokumentów:

  • zaświadczenia od lekarza wskazującego na konieczność stosowania okularów korekcyjnych do pracy,
  • faktura potwierdzająca zakup okularów,
  • wniosek o dofinansowanie poniesionych kosztów.

W związku z powyższym dokumenty te związane są z przebiegiem zatrudnienia pracownika, dlatego według przepisów praca, powinny one być przechowywane w części B akt osobowych pracownika.