Udane wdrożenie – czyli jakie? Omawiamy dobre praktyki. Przeczytaj, jeśli chcesz wiedzieć więcej, w jaki sposób przebiega projekt wdrożeniowy, ile trwa i jak dużo kosztuje!

Najogólniej wdrożenie ERP to skonfigurowanie, przetestowanie i uruchomienie tego systemu informatycznego w firmie. Szczegóły zależą m.in. od metodyki pracy, jaką przyjął dostawca oprogramowania, specyfiki procesów w firmie, technicznych możliwości przyszłego użytkownika systemu oraz zakresu procesów, które ma obsługiwać ERP w danej firmie.

Niezależnie od tych czynników, pewne kwestie zawsze warto wziąć pod uwagę. Poznaj 5 podstawowych etapów dobrego wdrożenia i nasze dodatkowe TIP-y!

1. Zanim rozpoczniesz – zbierz zespół!

Aby wdrożenie zakończyło się pomyślnie, kluczowa jest współpraca na każdym jego etapie. Obie strony – czyli przedstawiciele przedsiębiorstwa, w którym realizowana jest implementacja i dostawca ERP – tworzą zespół projektowy. Każda osoba ma w nim przypisaną rolę.

Na przykład, kierownik wdrożenia wyznaczony w firmie kontroluje, czy przebiega ono zgodnie z planem, przewiduje i rozwiązuje problemy. Czuwa też nad zaangażowaniem innych członków zespołu w projekt. Chodzi o to, aby przyszli użytkownicy systemu wiedzieli, po co jest on wprowadzany, jak ma się przyczynić do poprawy funkcjonowania firmy. Ta świadomość pozwala lepiej dostosować rozwiązanie informatyczne do potrzeb przedsiębiorstwa.

Stała wymiana informacji między uczestnikami projektu i wskazanie odpowiedzialnych za niego osób gwarantuje, że wdrożenie będzie sprawne i przyniesie zakładane efekty.

2. Na start – analiza przedwdrożeniowa

Kiedy wybierzesz dostawcę i zakończycie wstępne formalności, rozpoczniecie wspólne tworzenie dokumentu analizy przedwdrożeniowej. Powstanie szczegółowa charakterystyka przedsiębiorstwa, łącznie z opisem poszczególnych obszarów i określone zostaną cele wdrożenia. W tym etapie przygotowywany jest także opis procesów, które mają podlegać informatyzacji w firmie i stanu oczekiwanego po wprowadzeniu systemu. Rezultatem jest stworzenie koncepcji wdrożenia – planu implementacji, który uwzględnia możliwości dostawcy i wymagania klienta.

Na podstawie analizy przedwdrożeniowej zespół wdrożeniowy podejmuje kolejne działania. Ich celem jest konfiguracja i uruchomienie rozwiązań opracowanych dla firmy. Dlatego bardzo istotne jest to, żeby ten etap potraktować z należytą uwagą!

3. Instalacja, konfiguracja i testy – koncepcja wdrożeniowa w praktyce

Koncepcja opracowana w trakcie analizy musi być wprowadzona w życie. Pierwszym krokiem jest instalacja i konfiguracja serwera baz danych, konfiguracja stacji roboczych, instalacja ERP i – jeśli zachodzi potrzeba – przeniesienie danych firmy do nowego systemu. Ważna jest także konfiguracja poszczególnych modułów oprogramowania, na które zdecydował się klient, np. wspomagającego zarządzanie produkcją czy finansowo-księgowego. Uruchamiane są też rozwiązania dedykowane, które powstały dla danej firmy. Kolejna część tego etapu to testy akceptacyjne, które potwierdzą poprawną konfigurację systemu. W tym czasie ERP jest nadal dostosowywany do potrzeb klienta, np. pod kątem dopasowania do specyficznych procesów.

4. Bardzo ważne – szkolenia!

Po wstępnej konfiguracji systemu, następny ważny etap to szkolenia pracowników, czyli użytkowników nowego oprogramowania – zarówno w biurze, jak i na hali produkcyjnej. To czas pełnego przygotowania do pracy z systemem informatycznym na chwilę przed jego uruchomieniem. Szkolenia dotyczą podstawowej obsługi programu lub pracy z danym modułem.

5. System rusza na dobre! Ale to nie wszystko

Wreszcie ERP można uruchomić. Zajmuje to z reguły około 3 dni – wtedy przedstawiciele wykonawcy są dostępni dla klienta bezpośrednio. To jednak nie koniec pracy! Na tym etapie zespół wdrożeniowy nadal powinien udzielać firmie merytorycznego wsparcia – choćby poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy. Asysta trwa najczęściej do 2 miesięcy.

Nasze dodatkowe TIP-y wdrożeniowe

Pamiętaj o serwisie!

Zwróć zawczasu uwagę, czy Twój dostawca zapewnia opiekę serwisową na dobrym poziomie! Pomoc techniczna i serwisowa, aktualizacje systemu i możliwość ciągłego rozwijania funkcjonalności, udoskonalania narzędzia według potrzeb to bardzo ważne kwestie. Taką współpracę nawiązuje się przecież na lata!

A teraz pytanie – jak długo to potrwa?

Wdrożenie oprogramowania to proces, który wymaga mnóstwa działań i zaangażowania wielu ludzi. Może więc trwać kilka lub kilkanaście miesięcy. Jest to zależne m.in. od tego, jaki obszar pracy ma obsłużyć system oraz jaki harmonogram realizacji projektu wyznaczył klient w uzgodnieniu z wykonawcą.

I… ile za to zapłacisz?

Liczba modułów do uruchomienia, liczba stanowisk, na których ma działać ERP czy potrzeba wprowadzenia rozwiązań dedykowanych – wiele czynników wpływa na cenę. Przybliżony koszt systemu informatycznego możesz sprawdzić na stronie streamsoft.pl/systemy-erp/. Masz ograniczony budżet? Pamiętaj, że istnieje kilka możliwości dofinansowania takiej inwestycji – np. dotacja UE lub leasing.